Anzahlung, Abschlag, Schlussrechnung: richtig abrechnen und abziehen

• Anzahlungsrechnung: fordert Geld, bevor die Arbeit beginnt, meist ein fester Betrag oder Prozentsatz des Auftrags.
• Abschlagsrechnung: fordert Geld während der Arbeit, nach dem Wert der schon erbrachten Leistung. Beim Werkvertrag regelt das § 632a BGB. Steuerlich sind Anzahlung und Abschlag dasselbe: Teilentgelt vor Ausführung der Leistung.
• Teilrechnung: rechnet eine fertige Teilleistung ab, für die ein eigenes Entgelt vereinbart ist, etwa eine abgenommene Projektphase oder einen Monat Betreuung. Sie ist keine Anzahlung, denn dieser Teil ist schon geleistet (Abschnitt 13.4 UStAE).
• Schlussrechnung (im Steuerrecht Endrechnung): rechnet über die gesamte Leistung ab und setzt alle Anzahlungen und Abschläge samt Steuer ab.
• Restrechnung: rechnet nur den offenen Rest ab, ohne die Anzahlungen erneut aufzuführen. Zulässig statt einer Endrechnung (Abschnitt 14.8 Abs. 11 UStAE).

Für Anzahlungen gelten die normalen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG sinngemäß (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG), mit diesen Besonderheiten:

• Kennzeichnung: Aus der Rechnung muss hervorgehen, dass eine Anzahlung abgerechnet wird, etwa durch den Titel „Anzahlungsrechnung“ (Abschnitt 14.8 Abs. 1 UStAE).
• Leistungszeitpunkt: der voraussichtliche Zeitpunkt oder Kalendermonat der Leistung, bei vereinbartem Zeitraum dieser Zeitraum (Abschnitt 14.8 Abs. 4 UStAE).
• Leistung genau bestimmt: Was geliefert oder geleistet wird, muss schon bei der Anzahlung feststehen.
• Betrag: das Teilentgelt netto, der Steuersatz und die Umsatzsteuer darauf, gesondert ausgewiesen.
• Dazu wie immer: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer.

Die Steuer auf eine Anzahlung entsteht, sobald das Geld eingeht: mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Zahlung, nicht erst mit der fertigen Leistung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG, Mindest-Ist-Versteuerung). Das gilt auch, wenn du sonst nach vereinbarten Entgelten versteuerst.

Maßgeblich ist der Zahlungseingang, nicht die Rechnung. Wird eine berechnete Anzahlung nicht bezahlt, entsteht keine Steuer, und die Rechnung muss nicht berichtigt werden (Abschnitt 14.8 Abs. 2 und 5 UStAE).

In der Endrechnung sind die vorab vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer abzusetzen, wenn du darüber Rechnungen mit Steuerausweis gestellt hast (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Mehrere Anzahlungen dürfen zusammengefasst abgesetzt werden, auch als Bruttobeträge mit zusätzlich angegebener Steuer (Abschnitt 14.8 Abs. 7 UStAE). Statt abzuziehen darfst du sie auch auf der Endrechnung, in einem Anhang oder einer eigenen Zusammenstellung aufführen, auf die die Endrechnung ausdrücklich verweist (Abs. 8).

Fehlt der Abzug, schuldest du die gesamte in der Endrechnung ausgewiesene Steuer, also den Anteil der Anzahlungen ein zweites Mal. Dein Kunde darf dann nur die Steuer auf den Rest als Vorsteuer abziehen. Eine berichtigte Endrechnung korrigiert das (Abschnitt 14.8 Abs. 10 UStAE).

Für Anzahlungsrechnungen gelten die Absätze 1 bis 4 des § 14 UStG sinngemäß, damit auch die Regeln zur E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen. Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss, steht im Ratgeber E-Rechnung.

Time Momentum erzeugt Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung als E-Rechnung der Rechnungsart 380. Die Schlussrechnung führt Positionen und Umsatzsteuer der Gesamtleistung, die Anzahlung steht als bereits gezahlter Betrag (BT-113) mit Nummer und Datum der Anzahlungsrechnung, der Zahlbetrag ist der Rest.