Ein Stundennachweis, den du nicht ausfüllen musst
Ein Stundennachweis belegt deinem Kunden, wann du wie lange woran gearbeitet hast. Gesucht wird dafür meist eine Vorlage zum Ausfüllen. Diese Seite zeigt, was ein Stundennachweis für IT-Freelancer und Agenturen enthalten sollte, und wie er aus der erfassten Arbeit entsteht, ohne Abtippen.
Was in einen Stundennachweis gehört
Welche Angaben dein Kunde erwartet, steht oft im Vertrag oder in seinen Einkaufsbedingungen. Üblich sind:
- Kopf: Absender, Kunde, Nummer und Datum des Nachweises
- Zeitraum, Projekt und gegebenenfalls Auftrag oder Bestellnummer
- Je Eintrag Datum, Dauer und Tätigkeit, bei Bedarf mit Uhrzeit von–bis
- Summe der Stunden, bei längeren Zeiträumen mit Zwischensummen je Woche oder Projekt
- Bezug zur Rechnung, die der Nachweis belegt
- Wenn vereinbart: Stundensatz und Wert je Eintrag sowie ein Feld, in dem der Kunde die Leistung bestätigt
Stundennachweis, Leistungsnachweis, Tätigkeitsnachweis
Die Begriffe werden oft gleich verwendet. Gemeint ist meist:
- Stundennachweis (auch Stundenzettel): die geleisteten Stunden mit Datum und Dauer, Grundlage einer Abrechnung nach Aufwand.
- Leistungsnachweis: belegt, was im Zeitraum geleistet wurde. Neben Stunden auch Ergebnisse, Ausgaben oder Leistungen ohne Zeitbezug wie ein Workshop.
- Tätigkeitsnachweis: ein Stundennachweis, in dem zu jedem Eintrag steht, was getan wurde.
- Arbeitsnachweis: je nach Zusammenhang ein Stundenzettel oder eine Arbeitsbescheinigung. Bei Auftragsarbeit meist dasselbe wie der Stundennachweis.
Wann Kunden einen Stundennachweis verlangen
Fast immer, wenn nach Aufwand abgerechnet wird: Wer Stunden bezahlt, will sehen, wofür. Das gilt besonders für Rahmenverträge, Einsätze über Vermittler und Kunden, deren Buchhaltung jede Rechnung gegen einen Nachweis prüft.
Bei Festpreisen ist ein Nachweis seltener Pflicht, aber oft nützlich: Er zeigt, was hinter dem Ergebnis steckt, und begründet Mehraufwand, wenn sich der Umfang ändert.
Stundennachweis und Rechnung
Das Umsatzsteuerrecht verlangt Angaben, kein bestimmtes Dokument. Auf der Rechnung müssen unter anderem Umfang und Art der Leistung sowie ihr Zeitpunkt stehen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 und 6 UStG). Ob dein Kunde zusätzlich einen Stundennachweis bekommt, regelt euer Vertrag.
Eine Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen (§ 31 Abs. 1 UStDV). Entgelt und Steuer stehen dann zusammengefasst in einem Dokument, das die übrigen Dokumente bezeichnet, und die Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein. Ergeben sich Umfang oder Zeitpunkt erst aus dem Nachweis, nenne ihn deshalb auf der Rechnung.
Stand 10.10.2026, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Warum eine Stundennachweis-Vorlage Fehler einlädt
AbgetipptStunden wandern von Hand aus Kalender, Timer oder Gedächtnis in die Tabelle. Jede Übertragung ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher.
Am Monatsende rekonstruiertWas nicht sofort notiert wurde, wird geschätzt. Arbeit, die Agenten nebenher erledigt haben, fehlt dann ganz.
Zwei Dokumente, zwei StändeNachweis und Rechnung werden getrennt gepflegt. Ändert sich ein Eintrag, stimmen sie nicht mehr überein.
Ein Nachweis, der aus denselben Daten entsteht wie die Rechnung, muss nicht abgeglichen werden.
So sieht ein erzeugter Leistungsnachweis aus
Kennzahlen oben, darunter die Arbeitszeit Eintrag für Eintrag, festgeschrieben mit eigener Nummer.
Stundennachweis automatisch erstellen
Arbeit erfassen
Arbeitszeit mit Timern, KI-Sessions aus Claude Code, Codex und Cursor automatisch, dazu die Commits. Jeder Eintrag gehört zu Kunde und Projekt.
Kunde, Zeitraum, Inhalte wählen
Vorgeschlagen ist der Vormonat. Du legst fest, was eine Zeile ist, wonach gruppiert wird und welche Spalten erscheinen.
Festschreiben und weitergeben
Der Nachweis bekommt seine Nummer und liegt als PDF, Excel oder CSV bereit, oder als Anlage im PDF der Rechnung.
Was du am Nachweis einstellst
Spalten
Uhrzeit von–bis, Tätigkeit, Projekt, Stundensatz und Wert sind einzeln schaltbar.
Gruppierung und Detailgrad
Gruppiert nach Projekt, Monat, Woche oder Tag, mit Zwischensummen. Jede Zeile ein Eintrag, ein Tag, eine Tätigkeit oder ein Projekt.
KI-Nutzung
Sessions mit Werkzeug, Modell und Laufzeit. Token und Kosten zeigst du nur, wenn du willst.
Mehr als Stunden
Commits als Arbeitsergebnisse, Projektkosten, eigene Leistungen und ein Hinweistext.
Bezug zur Rechnung
Aus der Rechnung erzeugt, übernimmt der Nachweis ihre Leistungen und schlüsselt sie auf. Gestellt wird beides zusammen.
Bestätigung
Auf Wunsch ein Unterschriftsfeld „Leistung bestätigt“ für deinen Kunden.
Nachweise stehen am Kunden, am Projekt und am Auftrag, zu dem sie gehören. Mehr dazu unter Kunden und Projekte.
Leistungsnachweise gehören zu Pro
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Häufige Fragen
Gibt es hier eine Stundennachweis-Vorlage?
Nein. Time Momentum erzeugt den Nachweis aus der erfassten Arbeitszeit, den KI-Sessions und den Commits. Eine Vorlage zum Ausfüllen würde genau das Abtippen zurückbringen, das dabei wegfällt.
Ist ein Leistungsnachweis zur Rechnung Pflicht?
Das Umsatzsteuerrecht verlangt auf der Rechnung Umfang, Art und Zeitpunkt der Leistung (§ 14 Abs. 4 UStG), kein eigenes Nachweisdokument. Ob ein Nachweis beiliegen muss, regelt der Vertrag mit dem Kunden. Stand 10.10.2026, keine Rechtsberatung.
Was ist der Unterschied zwischen Stundennachweis und Leistungsnachweis?
Der Stundennachweis zeigt die geleisteten Stunden. Der Leistungsnachweis belegt allgemeiner, was geleistet wurde, also auch Ergebnisse, Ausgaben und Leistungen ohne Zeitbezug. In Time Momentum ist der Stundennachweis ein Leistungsnachweis mit dem Baustein Arbeitszeit.
Kann ich den Stundennachweis als Excel oder PDF ausgeben?
Ja, als PDF, Excel oder CSV. Hängt er an einer Rechnung, steht er zusätzlich als eigene Seiten im PDF der Rechnung.
Muss der Kunde den Stundennachweis unterschreiben?
Nur wenn ihr das vereinbart habt, etwa für eine Abnahme der Stunden. Dafür lässt sich ein Unterschriftsfeld „Leistung bestätigt“ mit Ort, Datum und Unterschrift einschalten.
Kann ich einen Nachweis nach dem Festschreiben noch ändern?
Ja, du setzt ihn auf Entwurf zurück. Liegt er einer gestellten Rechnung bei, bleibt er so, wie er mit ihr gestellt wurde.
Ist der Stundennachweis im Free-Tarif enthalten?
Nein, Leistungsnachweise gehören zu Pro. Jedes Konto startet mit 30 Tagen Pro ohne Kreditkarte und geht danach mit Free weiter.