KI-Kosten an Kunden weitergeben: inklusive, Pauschale oder nach Verbrauch

Zuerst klären, über wessen Konto die Kosten laufen

KI-Kosten in einem Kundenprojekt haben zwei Ursachen, und sie gehören verschiedenen Leuten.

Betriebskosten entstehen zum Beispiel, wenn eine Anwendung bei jedem Vorgang ein Sprachmodell aufruft, um Belege auszulesen, Texte einzuordnen oder Anfragen zu beantworten. Sie wachsen mit einer Nutzung, die du nicht steuerst, und laufen weiter, wenn du längst nicht mehr für den Kunden arbeitest. Laufen sie über deinen Schlüssel, bist du dauerhaft Zahler für einen Dienst, den ein anderer nutzt.

Den Betrieb auf das Konto des Kunden legen

1. Der Kunde legt beim KI-Anbieter ein eigenes Konto an und hinterlegt sein Zahlungsmittel, bei Anthropic eine Organisation in der Claude Console, bei OpenAI eine Organisation mit Projekt auf der API-Plattform.
2. Er lädt dich als Mitglied ein oder stellt dir einen eigenen API-Schlüssel aus, den er jederzeit sperren kann.
3. Ihr richtet eine monatliche Ausgabengrenze ein, damit ein Fehler wie eine Endlosschleife nicht über Nacht eine hohe Rechnung erzeugt. Bei Anthropic lässt sie sich für die Organisation und je Workspace setzen, nicht aber für den Standard-Workspace; ist sie erreicht, lehnt die API weitere Anfragen ab. OpenAI unterscheidet harte Grenzen von reinen Warnschwellen, und auch die harte Grenze greift mit kurzer Verzögerung.
4. Die Produktion bekommt einen eigenen Schlüssel, getrennt von deinem Wartungszugang. So bleibt sichtbar, welche Aufrufe von dir kamen.
5. Lief der Betrieb bisher über deinen Schlüssel, ziehst du ihn um und sperrst den alten danach.

Mit dem Konto des Kunden liegt der Vertrag mit dem KI-Anbieter bei ihm. Hast du bei Wartung und Fehlersuche Zugriff auf personenbezogene Daten, verarbeitest du sie in der Regel weiter in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO); diese Pflichten enden nicht mit dem Kontowechsel.

Wenn der Kunde kein eigenes Konto will

Kleine Betriebe ohne eigene IT wollen oft kein weiteres Konto verwalten. Dann läuft der Betrieb über dein Konto, aber mit eigenem Schlüssel nur für diesen Kunden, Ausgabengrenze, monatlicher Abrechnung als eigene Position im Wartungs- oder Betriebsvertrag und einer Regel für das Vertragsende: Umzug auf ein Konto des Kunden innerhalb einer Frist oder Abschalten der KI-Funktion.

Das Modell für deine Entwicklungskosten wählen

Für alles, was bei dir anfällt, gibt es drei Modelle. Entscheidend ist der Anteil der KI-Kosten am Projektpreis und wie stark sie schwanken.

Wie du deinen Preis insgesamt kalkulierst und wo die Werkzeugkosten im Stundensatz stecken, steht in Deinen Preis kalkulieren.

Inklusive

Für die meisten Projekte ist das die beste Lösung. Dein KI-Abo musst du keinem Kunden gesondert berechnen; es ist eine Betriebsausgabe wie dein Rechner. Inklusive heißt aber nicht unbekannt: Rechne nach jedem Projekt nach, was die KI-Nutzung tatsächlich gekostet hat, sonst merkst du nicht, wenn ein Projekttyp mehr verbraucht als kalkuliert. Bei KI-intensiven Projekten gehört ein Puffer für Fehlschleifen und Wiederholungsläufe in die Schätzung.

Willst du wissen, was ein Abo ein einzelnes Projekt kostet, rechnest du intern: Abo-Preis × Anteil des Projekts an der Nutzung, gemessen als Anteil an den Token desselben Anbieters im Monat.

Ein Abo, das du für alle Kunden nutzt, einem einzigen Kunden voll zu berechnen, ist nicht sachgerecht. Wenn überhaupt, dann nach einem nachvollziehbaren Schlüssel wie diesem.

Pauschale

Ein fester Betrag, etwa „KI-Werkzeuge: 150 Euro je Projekt“. Schreib ins Angebot, was die Pauschale abdeckt, zum Beispiel „Kosten für KI-Entwicklungswerkzeuge und Modellnutzung während der Entwicklung“. Sie lohnt sich, wenn deine Kosten je Projekt ähnlich hoch sind und du keine Einzelabrechnung pflegen willst.

Nach Verbrauch

Zu einer Abrechnung nach Verbrauch gehören vier Bausteine:

1. Grundlage: Listenpreise des Anbieters für die tatsächlich verbrauchten Token, je Projekt erfasst.
2. Aufschlag: zulässig, wenn vereinbart. Begründen lässt er sich mit Vorfinanzierung, Wechselkursrisiko und Kontrollaufwand. Eine marktübliche Höhe ist nicht belegt; die Muster unten rechnen mit 10 % als Beispiel.
3. Obergrenze: ein Betrag je Monat, über den hinaus du nur nach Rücksprache abrechnest.
4. Wechselkurs: Die Anbieter rechnen meist in US-Dollar ab. Lege fest, welchen Kurs du verwendest, etwa den EZB-Referenzkurs am Tag der Nutzung.

Sprich den Interessenkonflikt offen an: Mit Aufschlag verdienst du an jedem zusätzlichen Lauf, auch an Fehlschleifen deines Agenten. Die Obergrenze und die Zusage, verworfene Läufe nicht zu berechnen, nehmen dem Kunden diese Sorge.

Für Kunden sind Token eine abstrakte Einheit. Ruft deine Arbeit in vielen gleichartigen Vorgängen ein Modell auf, ist ein Stückpreis verständlicher: je verarbeitetem Dokument, je Produktbeschreibung, je Ticket. Kalkuliere ihn aus den tatsächlichen Kosten je Stück plus Puffer.

Den Verbrauch belegen

Die Rechnung des KI-Anbieters hilft deinem Kunden wenig, weil sie alle deine Projekte zusammenfasst. Rechnest du nach Verbrauch ab, legst du je Projekt eine Aufstellung bei:

• Zeitraum und Projekt,
• Modelle und verbrauchte Token,
• Betrag in US-Dollar und in Euro mit dem verwendeten Kurs,
• Einkaufsbetrag und Aufschlag getrennt.

Pflicht ist die Anlage nicht, sie erspart aber Rückfragen. Token-Verbrauch gehört in diese eigene Aufstellung, nicht in den Stundennachweis; was du sonst während des Projekts festhältst, beschreibt Arbeit dokumentieren.

Umsatzsteuer: kein durchlaufender Posten

Ein durchlaufender Posten liegt nur vor, wenn du Beträge im Namen und für Rechnung des Kunden vereinnahmst und verausgabst (§ 10 Abs. 1 Satz 4 UStG). Dafür muss der Kunde selbst Vertragspartner des Anbieters sein, und die Rechnung des Anbieters lautet auf ihn. Bei deinem eigenen Konto ist das nicht so.

Weiterberechnete KI-Kosten sind also Teil deines Entgelts und tragen den Steuersatz deiner Hauptleistung, bei Softwareentwicklung im Inland 19 %, auch wenn die Position „Auslage“ heißt. Grundlage ist dein Nettobetrag. Kommt die Rechnung eines ausländischen Anbieters ohne Umsatzsteuer, meldest du die Steuer selbst an und ziehst sie als Regelbesteuerter im selben Zug als Vorsteuer ab; wie das geht, steht in KI-Abos als Unternehmer, das Prinzip in Reverse Charge verständlich.

Als Kleinunternehmer stellst du dieselben Positionen ohne Umsatzsteuer in Rechnung. Die 19 %, die du auf Rechnungen ausländischer KI-Anbieter selbst schuldest oder die der Anbieter ausweist, kannst du nicht als Vorsteuer abziehen. Sie sind Teil deiner Kosten und gehören in Pauschale, Stückpreis oder Aufschlag. Was sonst auf die Rechnung muss, steht in Die erste Rechnung schreiben.

Vorstrecken und Liquidität

KI-Kosten zahlst du sofort, deine Rechnung wird Wochen später bezahlt. Bei Anthropic und OpenAI kaufst du API-Guthaben in der Regel im Voraus; eine nachträgliche Monatsrechnung gibt es bei Anthropic nur mit einer Vereinbarung mit dem Vertrieb. Die Größenordnung der Lücke zeigt ein einfaches Modell:

Vorgestreckter Betrag ≈ monatliche KI-Kosten × (Abrechnungsabstand + Zahlungsziel in Monaten)

Bei mehreren Kunden addieren sich die Beträge. Vier Mittel verkleinern die Lücke:

1. Betriebskosten auf das Konto des Kunden legen. Für diesen Teil entsteht gar keine Lücke.
2. Verbrauch monatlich abrechnen, nicht erst mit der Schlussrechnung. Der Kunde sieht die Kosten früh, solange er noch gegensteuern kann.
3. Zahlungsziel kurz halten, 14 oder 30 Tage statt 60.
4. Anzahlung und Abschläge vereinbaren. Wie ein Zahlungsplan im Angebot aussieht, steht in Angebot und Vertrag, die Rechnungsseite in Abschlagsrechnung.

Prüfe außerdem, ob Kreditkartenlimit und automatische Nachladung zum geplanten Verbrauch passen. Ist das Guthaben aufgebraucht und scheitert die Nachladung, stoppen die Agenten mitten im Projekt.

Im Vertrag festhalten

Ob du KI-Kosten weiterberechnen darfst, regelt der Vertrag. Beim Werk- und Dienstvertrag schuldet der Kunde die vereinbarte Vergütung; Kosten für deine eigenen Werkzeuge stecken darin. Ein gesetzlicher Anspruch auf Ersatz von Aufwendungen (§ 670 BGB) besteht nur beim Auftrag und über § 675 BGB bei Verträgen, die eine Geschäftsbesorgung zum Gegenstand haben. Darauf verlässt du dich bei Werkzeugkosten besser nicht. Halte im Angebot fest:

• welches Modell gilt (inklusive, Pauschale, Verbrauch, Stückpreis),
• bei Verbrauch: Grundlage, Aufschlag, Wechselkurs, Obergrenze, Abrechnungsrhythmus,
• dass Abos mit dem Stundensatz oder Festpreis abgegolten sind,
• wer die Betriebskosten trägt und über welches Konto,
• dass alle Beträge zuzüglich Umsatzsteuer gelten.

Die Beträge in beiden Vorlagen sind Beispiele.