Wenn der Kunde nicht zahlt: Erinnerung, Mahnung, Verzugszinsen und Mahnbescheid

Fälligkeit und Verzug unterscheiden

Fällig ist eine Rechnung, sobald der Kunde zahlen muss: ohne Vereinbarung sofort (§ 271 BGB), sonst zum vereinbarten Zahlungsziel. Beim Werkvertrag wird die Vergütung erst mit der Abnahme fällig (§ 641 BGB). Verzug kommt danach. Erst ab Verzug schuldet der Kunde Zinsen und ersetzt dir Kosten.

Der häufigste Irrtum: „Zahlbar bis 15.11.2026“ auf der Rechnung löst nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs keinen Verzug ohne Mahnung aus, weil der Kunde diesem Datum nicht zugestimmt hat (Urteil vom 25.10.2007, III ZR 91/07). Das Datum hilft trotzdem: Der Kunde weiß, woran er ist, und deine Mahnung kann sich darauf beziehen. Wie du das Zahlungsziel auf die Rechnung schreibst, steht in Die erste Rechnung schreiben; wie du es im Vertrag vereinbarst, in Angebot und Vertrag.

Für Privatkunden gehört deshalb auf die Rechnung ein Satz wie: „Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, kommen Sie ohne weitere Mahnung in Verzug.“

Erinnern und mahnen in vier Schritten

Rechtlich ist jede eindeutige Aufforderung zur Zahlung nach Fälligkeit eine Mahnung, auch wenn sie „Zahlungserinnerung“ heißt und freundlich klingt. Eine Form ist nicht vorgeschrieben, eine E-Mail genügt. Im Streit musst du den Zugang beweisen; leg deshalb jede Erinnerung mit Datum ab. Die folgende Abfolge ist Praxis, keine Pflicht. Du kannst Schritte überspringen.

1. Erinnerung, wenige Tage nach Fälligkeit. Oft ist die Rechnung untergegangen; häng sie noch einmal an.
2. Anruf, wenn keine Antwort kommt. Er klärt, ob es um die Leistung geht oder um Geld. Geht es um die Leistung, gilt der Abschnitt zu Mängeln unten.
3. Mahnung mit Frist und Ankündigung von Zinsen, Pauschale und Mahnbescheid.
4. Ratenvereinbarung oder Mahnbescheid, je nachdem, ob der Kunde zahlen will und nicht kann oder ob er nicht reagiert.

Bei einem Privatkunden streichst du in der Mahnung die Pauschale und schreibst „5 Prozentpunkten“.

Will der Kunde zahlen, kann aber nicht auf einmal, halte eine Ratenvereinbarung schriftlich fest und lass sie dir bestätigen.

Bittet der Kunde um Raten oder zahlt er eine Rate, erkennt er die Forderung an. Die Verjährung beginnt dann neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB).

Was du ab Verzug verlangen darfst

Der Basiszinssatz beträgt seit 01.07.2026 1,52 %. Er ändert sich zum 01.01. und 01.07. jedes Jahres, die Bundesbank gibt den neuen Wert bekannt (§ 247 BGB); prüf den aktuellen Wert, bevor du Zinsen berechnest.

Zwei Grenzen: Pauschale Mahngebühren wie „10 Euro je Mahnung“ darfst du nur verlangen, soweit sie deine tatsächlichen Kosten nicht übersteigen. Und die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, zahlt der Kunde nicht, weil er da noch nicht im Verzug war.

Zinsen berechnen

Die Formel lautet: offener Betrag × Zinssatz × Verzugstage / 365.

Die Zinsen sind selten das eigentliche Problem. Teurer ist, dass Steuern, KI-Abos und laufende Kosten weiterlaufen, während das Geld beim Kunden liegt. Wie du dafür vorsorgst, steht in Rücklagen bilden.

Den Mahnbescheid online beantragen

Das gerichtliche Mahnverfahren bringt dich ohne Klage zu einem vollstreckbaren Titel. Das Gericht prüft nicht, ob deine Forderung besteht, sondern nur, ob der Antrag formal stimmt. Einen Anwalt brauchst du nicht. Zuständig ist das Amtsgericht an deinem allgemeinen Gerichtsstand, als Einzelunternehmer also an deinem Wohnsitz; die Länder bündeln das Mahnverfahren bei zentralen Mahngerichten (§ 689 Abs. 2, 3 ZPO). Den Antrag stellst du über online-mahnantrag.de, die Anwendung der deutschen Mahngerichte.

1. Antrag stellen mit Rechnungsnummer, Datum, Hauptforderung, Zinsen und Kosten.
2. Zustellung: Das Mahngericht stellt dem Kunden den Mahnbescheid zu.
3. Widerspruchsfrist: Der Kunde hat zwei Wochen ab Zustellung (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO).
4. Vollstreckungsbescheid beantragen, wenn kein Widerspruch kommt.
5. Einspruchsfrist: Gegen den Vollstreckungsbescheid hat der Kunde wieder zwei Wochen (§§ 700, 339 ZPO).
6. Titel: Danach kannst du vollstrecken. Der festgestellte Anspruch verjährt erst nach 30 Jahren (§ 197 Abs. 1 BGB).

Ausgeschlossen ist das Mahnverfahren, solange deine Forderung noch von einer Gegenleistung abhängt, die du nicht erbracht hast (§ 688 Abs. 2 ZPO). Muss der Mahnbescheid im Ausland zugestellt werden, ist das Verfahren in anderen EU-Staaten möglich, außerhalb der EU nur in gesetzlich geregelten Fällen (§ 688 Abs. 3 ZPO). Für Kunden in der EU gibt es außerdem das Europäische Mahnverfahren (§ 688 Abs. 4 ZPO).

Kosten: Das Gericht erhebt eine halbe Gebühr nach dem Gerichtskostengesetz, mindestens 38 Euro; bei 3.000 Euro Forderung sind es 62,75 Euro. Du streckst die Gebühr vor; ist deine Forderung berechtigt, trägt sie am Ende der Kunde.

Widerspruch: Legt der Kunde Widerspruch ein, geht das Verfahren auf Antrag in ein normales Gerichtsverfahren über. Bis 10.000 Euro Streitwert ist das Amtsgericht zuständig (§ 23 Nr. 1 GVG), und du darfst dich dort selbst vertreten (§ 78 ZPO). Spätestens jetzt lohnt eine anwaltliche Einschätzung, denn wer verliert, trägt die Kosten beider Seiten.

Verjährung im Blick behalten

Forderungen aus Kundenaufträgen verjähren in drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung, die im Oktober 2026 fällig wurde, verjährt mit Ablauf des 31.12.2029. Erinnerung, Mahnung und Anruf halten die Verjährung nicht auf. Verhandlungen über die Forderung hemmen sie, solange verhandelt wird (§ 203 BGB), der Mahnbescheid ab Zustellung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Wird er noch vor Jahresende beantragt und demnächst zugestellt, wirkt die Hemmung schon ab Eingang des Antrags (§ 167 ZPO).

Wenn der Kunde Mängel behauptet

Hält ein Kunde die Zahlung wegen angeblicher Fehler zurück, hilft Mahnen allein nicht. Kläre zuerst die Lage, dann die Zahlung.

1. Abnahme prüfen. Ohne Abnahme ist die Vergütung beim Werkvertrag grundsätzlich noch nicht fällig, und du musst beweisen, dass die Software mangelfrei ist. Nach der Abnahme muss in der Regel der Kunde den Mangel beweisen. Fehlt die Abnahme, fordere sie mit Frist an. Was Abnahme und Mängelrechte bedeuten, steht in Werkvertrag oder Dienstvertrag.
2. Konkrete Beschreibung verlangen. „Läuft nicht richtig“ reicht nicht. Bitte um Ablauf, erwartetes und tatsächliches Ergebnis, gern mit Screenshot, und setz eine Frist.
3. Einordnen. Was nie vereinbart war, ist ein neuer Wunsch, kein Mangel. Vergleich jede Meldung mit der Leistungsbeschreibung im Angebot.
4. Echte Mängel schnell beheben und die Erledigung schriftlich melden. Lässt du eine Frist zur Nacherfüllung verstreichen, kann der Kunde selbst nachbessern lassen, mindern oder Schadensersatz verlangen (§§ 634, 637 BGB).
5. Den nicht strittigen Teil anfordern. Nach der Abnahme darf der Kunde wegen eines Mangels nur einen angemessenen Teil zurückhalten, in der Regel das Doppelte der Beseitigungskosten (§ 641 Abs. 3 BGB).

Schalt die Software nicht eigenmächtig ab und sperr keine Zugänge. Hat der Kunde schon ein Nutzungsrecht, verletzt du damit deine eigenen Pflichten und riskierst Schadensersatz, den er gegen deine Forderung aufrechnet; je nach Fall kommen Datenveränderung oder Computersabotage in Betracht (§§ 303a, 303b StGB). Wirksamer ist es, Nutzungsrechte und Quellcode schon im Vertrag erst mit vollständiger Zahlung zu übertragen. Belege deinen Aufwand und die Nacharbeit nachvollziehbar, wie in Arbeit dokumentieren beschrieben; im Streit entscheidet am Ende oft ein Sachverständiger.

Mahnen bei Freunden und Bekannten

Rechtlich gilt für Freunde dasselbe wie für jeden Kunden. Schwierig ist die Doppelrolle: Wer aus Rücksicht wochenlang schweigt und dann förmlich mahnt, macht das Gespräch größer als nötig.

• Früh und persönlich fragen, wenige Tage nach dem Zahlungsdatum, mit einer offenen Frage statt eines Vorwurfs: „Die Rechnung vom 19.10. ist bei mir noch offen. Ist etwas unklar, oder passt es gerade nicht? Dann finden wir eine Lösung.“ Eine solche Frage ist nicht unbedingt eine eindeutige Zahlungsaufforderung und damit möglicherweise keine Mahnung.
• Unter vier Augen klären, ob die Rechnung übersehen wurde, das Geld knapp ist oder die Leistung nicht passt.
• Raten anbieten und die Absprache in einer kurzen E-Mail festhalten.
• Rollen trennen: Bleibt die Zahlung weiter aus, kündige eine formelle Zahlungserinnerung an, die du wie bei allen Kunden verschickst. Mit ihrem Zugang beginnt der Verzug.

Bestellt ein Freund privat, ist er Verbraucher: Die Pauschale von 40 Euro entfällt, die Zinsen betragen 6,52 %. Zinsen und Mahnbescheid stehen dir zu, du musst sie aber nicht nutzen. Ein Mahnbescheid beendet meist die Geschäftsbeziehung und belastet die Freundschaft; er lohnt sich, wenn der Betrag für dich wichtig ist oder die Verjährung droht.

Vorbeugen

Die meisten Zahlungsprobleme lassen sich vor der Rechnung entschärfen:

Die passenden Klauseln stehen in Angebot und Vertrag.