Arbeit dokumentieren: Arbeitszeit, KI-Aufwand und Leistungsnachweis

Wofür du die Dokumentation brauchst

Mit KI-Agenten passen Zeit und Ergebnis nicht mehr zusammen: In einer halben Stunde eigener Arbeit kann ein Agent zwei Dutzend Dateien ändern. Ohne Aufzeichnungen kannst du später weder deine Rechnung begründen noch erklären, warum wenig Zeit viel bewirkt hat.

Bei Vergütung nach Stunden trägst du im Streit die Last: Du musst darlegen und im Zweifel beweisen, wie viele Stunden angefallen sind. Eine Aufschlüsselung nach Tätigkeiten schuldest du nach der Rechtsprechung nur, wenn sie vereinbart ist; kann der Kunde die Leistung sonst nicht nachvollziehen, musst du sie näher erläutern. Hält der Kunde den Aufwand für unwirtschaftlich, muss er das darlegen und beweisen (BGH, Urteil vom 17.04.2009, VII ZR 164/07; BGH, Urteil vom 28.05.2009, VII ZR 74/06). Wer erst im Streit anfängt, Stunden zu rekonstruieren, hat schlechte Karten.

Für die Nachkalkulation sind die Zahlen die Grundlage künftiger Preise. Wie du daraus einen Stundensatz oder Festpreis ableitest, steht in Deinen Preis kalkulieren.

Was du bei KI-Arbeit festhältst

Zwei Gewohnheiten machen diese Daten später brauchbar:

1. Sprechende Titel. Benenne Sessions und Zeiteinträge nach dem, was für den Kunden entsteht: „Tests für Rückerstattungen ergänzt, zwei Rundungsfehler behoben“ statt „fix tests“.
2. Commit-Nachrichten, die ein Laie versteht. „Angebots-PDF: Ränder passend zum Briefpapier“ statt „fix pdf margins“.

Bewahre Session-Daten rechtzeitig auf. Claude Code speichert seine Sitzungsprotokolle lokal unter ~/.claude/projects/ und hält sie standardmäßig 30 Tage vor; die Frist änderst du mit der Einstellung cleanupPeriodDays. Wer erst bei einer Rückfrage des Kunden nachsieht, findet möglicherweise nichts mehr.

Ob du Token-Kosten dem Kunden berechnest, ist eine Frage des Preismodells. Die drei Modelle und wie du Verbrauch belegst, stehen in KI-Kosten an Kunden weitergeben.

Ehrlich abrechnen, wenn Agenten mitarbeiten

Hast du einen Stunden- oder Tagessatz vereinbart, bezahlt der Kunde deine Zeit. Abrechenbar ist alles, was du selbst für den Auftrag tust, auch ohne Tastatur: Anforderungen klären, Aufgaben an den Agenten formulieren, Zwischenergebnisse prüfen und umsteuern, Diffs lesen, testen, korrigieren, abstimmen, dokumentieren. Den Auftrag an einen Agenten gut zu formulieren ist Konzeptarbeit.

Nicht abrechenbar sind:

• die Laufzeit des Agenten, in der du nichts für diesen Kunden tust,
• Zeit, in der du für einen anderen Kunden arbeitest, während der Agent läuft,
• Fehlschleifen, die du durch eine unklare Anweisung selbst verursacht hast,
• die Einarbeitung in dein eigenes Werkzeug; sie dient allen Kunden und gehört in deinen Stundensatz,
• fiktive Stunden nach dem Muster „früher hätte das einen Tag gedauert“.

Fünf Minuten Prompt, eine Stunde Agent

Nach Stunden abrechenbar sind die 0,6 Stunden. Der Wert der Agentenarbeit gehört nicht auf den Stundenzettel, sondern in den Preis eines Ergebnisses, etwa einen Festpreis oder ein Paket. Solange dein Vertrag Stunden vorsieht, rechnest du ehrlich die eigene Zeit ab und schlägst für den nächsten Auftrag ein anderes Modell vor; Grundlagen dazu in Festpreis oder Aufwand.

Wartezeit ist ein Grenzfall. Liest du mit und greifst ein, arbeitest du. Wartest du nur und erledigst nebenbei anderes, nicht. Kannst du in der Wartezeit nichts anderes tun, weil der nächste Schritt davon abhängt, zählt sie nur, wenn das so vereinbart ist.

Mehrere Agenten parallel

Eine Stunde deiner Arbeitszeit verkaufst du nur einmal, auch wenn in dieser Stunde drei Agenten für drei Kunden laufen. Die Prüfgröße lautet:

So verteilst du die Zeit:

1. Lege je Kundenprojekt einen eigenen Arbeitsordner oder Git-Worktree an, damit du jede Session einem Kunden zuordnen kannst.
2. Führe je Projekt eine eigene Zeitbuchung und schalte um, sobald du dich einem anderen Projekt zuwendest. Du arbeitest für den Kunden, dessen Diff du gerade liest, nicht für jeden, dessen Agent im Hintergrund läuft.
3. Kurze Kontrollblicke von wenigen Sekunden buchst du nicht einzeln.
4. Prüfe am Abend die Tagessumme gegen deine tatsächliche Arbeitszeit.
5. Runde, wenn überhaupt, nur so, wie es der Vertrag vorsieht, und dann die Tagessumme je Projekt, nicht jeden Wechsel. Wer jeden Sprung auf 15 Minuten aufrundet, liegt bei häufigem Wechseln schnell über der echten Arbeitszeit.

Hast du das Umschalten vergessen, rekonstruiere die Verteilung aus den Zeitpunkten deiner Prompts, Commits und Kommentare. Eine Verteilung nach festem Schlüssel, etwa im Verhältnis der Agentenlaufzeiten, ist nur eine Notlösung; im Beispiel bekäme Kunde C damit rund eine Stunde mehr, als du für ihn gearbeitet hast. Nutzt du sie ausnahmsweise, nenne sie im Nachweis.

Subagenten, die ein Agent selbst startet, sind Teil der Agentenlaufzeit, keine zusätzliche Arbeit. Entwickelst du einen Baustein, den du in mehreren Kundenprojekten einsetzt, berechnest du die Zeit nicht jedem Kunden voll, sondern verteilst sie nach einem genannten Schlüssel.

Den Leistungsnachweis zusammenstellen

Umsatzsteuerlich musst du keinen Leistungsnachweis beilegen. Die Rechnung muss Art und Umfang der Leistung und den Leistungszeitpunkt nennen, aber keine einzelnen Stunden (§ 14 Abs. 4 UStG). Eine Rechnung darf jedoch aus mehreren Dokumenten bestehen, wenn eines die übrigen eindeutig bezeichnet (§ 31 Abs. 1 UStDV). Steht auf der Rechnung „Softwareentwicklung laut beigefügtem Leistungsnachweis Oktober 2026“, wird der Nachweis Teil der Rechnung und muss zu ihr passen. Welche Angaben die Rechnung selbst braucht, steht in Die erste Rechnung schreiben.

Verlangt wird der Nachweis meist aus anderen Gründen: Der Vertrag sieht „Abrechnung nach Aufwand gegen Tätigkeitsnachweis“ vor, ein Vermittler zahlt nur gegen abgezeichneten Stundenzettel, oder die Buchhaltung eines größeren Kunden gibt Rechnungen ohne Anlage nicht frei.

So baust du ihn auf:

1. Kopf: dein Name, Kunde, Projekt, bei Vermittlern die Bestell- oder Projektnummer, Leistungszeitraum und die Nummer der Rechnung, zu der er gehört.
2. Arbeitszeit: je Eintrag oder je Tag Datum, Tätigkeit in der Sprache des Kunden und Dauer in der vertraglichen Einheit. Die Summe entspricht genau der Menge auf der Rechnung.
3. KI-Sessions (optional): Datum, Werkzeug, Thema und Laufzeit, in eigener Spalte und mit eigener Überschrift, damit sie nicht wie abgerechnete Zeit aussehen.
4. Ergebnisse (optional): Commits oder Pull Requests, bei langen Listen nach Woche gruppiert.
5. Token und Kosten: nur, wenn du KI-Kosten nach Verbrauch weiterberechnest. Bei Festpreis oder einem Satz, der KI-Werkzeuge einschließt, lenken sie vom Preis ab.
6. Hinweistext zur Abgrenzung von Arbeitszeit und Agentenlaufzeit.
7. Feld „Leistung bestätigt“, wenn der Vertrag eine Freigabe verlangt; schreibt der Vertrag keine Form vor, kann die Bestätigung auch per E-Mail kommen.

Nicht in den Nachweis gehören Prompts, Rohprotokolle, Code-Auszüge, interne Notizen und Einträge anderer Kunden, etwa weil parallele Sessions im selben Export landen. Prompts und Protokolle enthalten oft Dateipfade, gelegentlich Zugangsdaten und unter Umständen Daten Dritter.

Stimme die Detailtiefe einmal mit dem Kunden ab und bleib dabei: je Eintrag für technische Ansprechpartner und Vermittler mit Prüfpflicht, je Tag als Standard bei Aufwandsabrechnung, je Woche oder Projekt für die Geschäftsführung. Erzeuge Rechnung und Nachweis aus denselben Daten; abweichende Summen sind der häufigste Grund, warum eine Rechnung im Einkauf liegen bleibt. Ein Muster für den Stundennachweis findest du unter Stundennachweis. Bei der E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen; ergänzende Angaben wie eine Aufschlüsselung der Stunden dürfen als Anhang in der E-Rechnung enthalten sein, ein Link auf ein externes Ziel genügt nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35). Ab wann du E-Rechnungen ausstellen musst, steht in E-Rechnung: was ab 2025, 2027 und 2028 gilt.

Fortschritt zeigen statt Stunden zählen

Beim Festpreis zahlt der Kunde für ein Ergebnis. Sieht er unterwegs keinen Fortschritt, fragt er nach der einzigen Größe, die er kennt: deinen Stunden. Nennst du eine niedrige Zahl, teilt er den Preis durch sie. Ein kurzer Fortschrittsbericht beugt dem vor.

Fünf bis zehn Zeilen alle ein bis zwei Wochen, immer am selben Tag, genügen. Stunden gehören beim Festpreis nicht hinein; für dich selbst erfasst du sie trotzdem, sonst weißt du nach dem Projekt nicht, ob sich der Preis gelohnt hat. Aus Session-Titeln und Commits einer Woche kann ein Agent einen Entwurf schreiben; prüfen, kürzen und die Bitten an den Kunden ergänzen musst du selbst.

Der Bericht hat zwei weitere Funktionen. Er fängt Änderungswünsche früh ein: Bestätige jeden neuen Wunsch schriftlich mit Preis und Auswirkung auf den Termin und führe ihn im nächsten Bericht auf. Und er belegt, dass ein Meilenstein erreicht ist, an den eine Abschlagszahlung gebunden ist; wie die Rechnung dazu aussieht, zeigt Abschlagsrechnung. Was Abnahme und Mängelrechte bei Werk- und Dienstvertrag bedeuten, erklärt Werkvertrag oder Dienstvertrag.

Aufbewahren

Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du acht Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre; die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3, 4 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Ist der Leistungsnachweis Teil der Rechnung, teilt er ihre Frist von acht Jahren. Lege Freigaben des Kunden, bestätigte Änderungswünsche und Abnahmeprotokolle beim Projekt ab, ebenso die Daten, aus denen der Nachweis entstanden ist. Zahlt ein Kunde nicht oder bestreitet er Leistungen, sind sie dein Beleg; das Vorgehen bei offenen Rechnungen steht in Wenn der Kunde nicht zahlt.