Die erste Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Rechnungsnummer und E-Rechnung

Was vor der ersten Rechnung feststehen muss

Drei Dinge klärst du, bevor du die Vorlage anlegst:

1. Deine Steuernummer. Gemeint ist die Nummer, die dir das Finanzamt nach dem Fragebogen für die selbstständige Tätigkeit mitteilt. Ist sie noch nicht da, steht im Artikel Nach der Anmeldung, wie du in der Wartezeit abrechnest.
2. Kleinunternehmer oder nicht. Davon hängt ab, welcher Katalog an Pflichtangaben gilt und ob Umsatzsteuer auf die Rechnung kommt. Die Entscheidung selbst behandelt Kleinunternehmer ja oder nein.
3. Die Zahlungsbedingung. Das Zahlungsziel vereinbarst du im Angebot oder Vertrag; auf der Rechnung wiederholst du es nur. Wie du das formulierst, steht in Angebot und Vertrag.

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem du über eine Leistung abrechnest, gleich wie es heißt (§ 14 Abs. 1 UStG). Auch eine E-Mail mit Leistung und Betrag kann eine Rechnung sein, mit allen Pflichten und Folgen.

Die Pflichtangaben an einer Musterrechnung

Beispiel: Entwicklung einer Web-App zur Auftragserfassung zum Festpreis von 3.000 Euro netto für eine GmbH im Inland. Die rechte Spalte zeigt, was davon als Kleinunternehmer gilt.

Zwei weitere Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG brauchst du bei Software praktisch nie: den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers (nur bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken an Privatleute) und das Wort „Gutschrift“, das nur auf eine Abrechnung gehört, die dein Kunde für dich ausstellt. Hast du Skonto oder eine andere Minderung im Voraus vereinbart, gehört sie mit auf die Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG). Eine Unterschrift braucht die Rechnung nicht.

Beim Kunden schreibst du den vollständigen Namen mit Rechtsform. Arbeitest du über einen Vermittler, geht die Rechnung an deinen Vertragspartner, nicht an das Unternehmen, für das du am Ende programmierst.

Das Gesetz lässt nur die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die USt-IdNr. zu, nicht die private Steuer-Identifikationsnummer. Hast du eine USt-IdNr., nimm sie: Dann steht deine Steuernummer nicht auf jeder Rechnung.

Der Hinweis als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer schreibst du einen einzigen Betrag und darunter einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Einen Wortlaut schreibt das Gesetz nicht vor. Die Finanzverwaltung lässt auch eine umgangssprachliche Angabe wie „steuerfreier Kleinunternehmer“ gelten, wenn sie die Steuerbefreiung eindeutig bezeichnet. Mit Paragraf ist der Hinweis am eindeutigsten:

Die vor 2025 verbreitete Formulierung „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ stammt aus der Zeit, als Kleinunternehmer nicht steuerbefreit waren; ob sie den neuen Hinweis ersetzt, hat die Finanzverwaltung nicht ausdrücklich geregelt. Steht sie noch in deiner Vorlage, stell auf den Befreiungswortlaut um. Lass außerdem jede Steuerzeile weg, auch „Umsatzsteuer 0 %“, und übernimm keine Vorlage aus dem Netz mit „zzgl. 19 % MwSt.“.

Die Rechnungsnummer vergeben

Die Nummer muss einmalig sein und fortlaufend vergeben werden (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Sie muss nicht lückenlos sein und nicht bei 1 beginnen. Buchstaben und mehrere Nummernkreise sind erlaubt, solange jede vollständige Nummer nur einmal vorkommt.

Einige Regeln vermeiden spätere Probleme:

• Jedes Dokument bekommt eine eigene Nummer, auch Stornorechnung, Anzahlungs- und Schlussrechnung.
• Ein verworfener Entwurf mit schon vergebener Nummer ist unproblematisch. Notiere kurz, warum die Nummer fehlt, damit die Lücke erklärbar bleibt.
• Eine Kopie behält die Nummer. Hat der Kunde die Rechnung verloren, schickst du eine als „Kopie“ gekennzeichnete Zweitschrift. Eine neue Rechnung mit neuer Nummer über dieselbe Leistung kann dazu führen, dass du die ausgewiesene Steuer zweimal schuldest (§ 14c Abs. 1 UStG).

Auch als Kleinunternehmer vergibst du Nummern: Ohne sie lassen sich Zahlungen und Korrekturen schwer zuordnen.

Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und Frist

Das Rechnungsdatum ist das Ausstellungsdatum (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 UStG), also der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst; ein früheres oder späteres Datum wäre eine falsche Angabe. Der Leistungszeitpunkt sagt, wann du gearbeitet hast: bei einem Projekt der Zeitraum bis zur Fertigstellung, bei Abrechnung nach Aufwand oder Wartung der Abrechnungsmonat. Der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV), aber immer mit Jahr: „Oktober 2026“, nicht „Oktober“.

Fallen beide Daten zusammen, muss der Leistungszeitpunkt trotzdem erkennbar sein. Auf einer PDF- oder Papierrechnung genügt der Vermerk „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“, in einer E-Rechnung gehört das Datum in das dafür vorgesehene Feld.

Für Leistungen an Unternehmen musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Wer das vorsätzlich oder leichtfertig versäumt, riskiert eine Geldbuße bis 5.000 Euro (§ 26a UStG); die verspätete Rechnung bleibt aber gültig.

Die Leistung beschreiben

Die Beschreibung muss so konkret sein, dass ein Außenstehender eindeutig und leicht nachprüfen kann, wofür bezahlt wurde. Allgemeine Begriffe genügen nicht; der Bundesfinanzhof hat eine Angabe wie „technische Beratung und Kontrolle“ ohne weitere Einzelheiten verworfen. Jedes Detail ist aber nicht nötig. Bewährt haben sich vier Bausteine: was du geliefert hast, die wichtigsten Bestandteile, der Zeitraum und ein Verweis auf Angebot oder Vertrag.

Ein Verweis auf ein Angebot oder einen Vertrag ist bei PDF- und Papierrechnungen zulässig, wenn das Dokument schriftlich existiert und eindeutig bezeichnet ist, mit Nummer und Datum (§ 31 Abs. 1 UStDV). Ein Verweis auf ein Telefonat genügt nicht. In einer E-Rechnung muss die Beschreibung im strukturierten Teil stehen; das Angebot darf nur ergänzend als eingebetteter Anhang mit.

Rechnest du nach Aufwand ab, gehört die Menge dazu, etwa „32 Stunden × 95,00 Euro“. Bei einem Festpreis müssen keine Stunden auf die Rechnung, denn vereinbart war das Ergebnis. Wie sich beide Rechnungen unterscheiden, zeigt der Vergleich Festpreis oder Aufwand. Dass du mit Claude Code, Cursor oder Codex gearbeitet hast, gehört nicht auf die Rechnung: Abgerechnet wird die Leistung, nicht das Werkzeug.

KI-Kosten, Auslagen und Leistungsnachweis

Gibst du KI-Kosten oder Reisekosten an den Kunden weiter, bekommen sie eine eigene Position. Wie du sie berechnest und welche Umsatzsteuer darauf fällt, steht in KI-Kosten an Kunden weitergeben.

Belegst du den Aufwand mit einem Leistungsnachweis, bezeichnest du ihn auf der Rechnung, etwa „laut beigefügtem Leistungsnachweis Oktober 2026“. Was hineingehört, erklärt Arbeit dokumentieren, ein Muster zeigt der Stundennachweis. Rechnest du ein größeres Projekt in Raten ab, gelten für Anzahlungs- und Schlussrechnung eigene Regeln, siehe Abschlagsrechnung.

Zahlungsziel und Bankverbindung

Zahlungsziel und Bankverbindung sind keine Pflichtangaben, ohne sie wird aber kaum gezahlt. Nenne ein Datum statt einer Frist in Tagen: „zahlbar bis 16.11.2026“ ist eindeutig, „innerhalb von 14 Tagen“ lässt offen, ab wann gezählt wird.

Ein Datum, das du nur einseitig auf die Rechnung schreibst, bringt den Kunden nach der Rechtsprechung nicht ohne Weiteres in Verzug; dafür muss der Termin vereinbart sein. Was du tust, wenn das Geld ausbleibt, steht in Wenn der Kunde nicht zahlt.

Die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto genügt eine vereinfachte Rechnung (§ 33 UStDV) mit vier Angaben: dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, die Leistung und der Bruttobetrag mit Steuersatz, als Kleinunternehmer mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Kundenanschrift, Steuernummer und Rechnungsnummer sind dann nicht vorgeschrieben. Die Grenze gilt je Rechnung; 250 Euro netto zuzüglich 19 % sind 297,50 Euro und damit keine Kleinbetragsrechnung mehr. Für Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland, bei denen der Kunde die Steuer schuldet, gilt die Vereinfachung nicht.

Verschicken, ablegen und die E-Rechnung

Bis zum Beginn deiner Ausstellungspflicht darfst du Geschäftskunden eine PDF-Rechnung schicken, wenn sie zustimmen. Die Zustimmung braucht keine besondere Form; nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt es, wenn der Kunde PDF-Rechnungen widerspruchslos annimmt. Sicherer ist ein Satz dazu im Angebot.

Lege die Rechnung genau so ab, wie du sie verschickt hast. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres; wie die Ablage aussieht, steht in Buchhaltung einrichten.

Für die E-Rechnung gilt in Kürze:

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, in Deutschland meist eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML; ein gewöhnliches PDF ist keine. Ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden. Formate, Anhänge und Sonderfälle wie Behörden behandelt E-Rechnung.

Fehler berichtigen oder stornieren

Eine verschickte Rechnung überschreibst du nicht, auch nicht für eine neue Anschrift. Je nach Fehler hast du zwei Wege:

Nenne die Stornorechnung nicht „Gutschrift“; das Wort steht umsatzsteuerlich für eine Abrechnung durch den Kunden. Original, Berichtigung oder Storno bewahrst du gemeinsam auf. Bestand für die Rechnung eine E-Rechnungspflicht, erfolgt auch die Berichtigung als E-Rechnung.

Versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen

Wer auf einer Rechnung Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt, auch wenn er sie nicht hätte berechnen dürfen (§ 14c UStG). Das gilt für Kleinunternehmer, die eine Vorlage mit Steuerzeile übernommen haben, ebenso wie für 19 % auf einer Rechnung an einen Geschäftskunden im EU-Ausland. So bereinigst du den Fehler:

1. Storniere die fehlerhafte Rechnung und stelle eine neue mit der richtigen Steuer oder dem Kleinunternehmer-Hinweis aus.
2. Hat der Kunde aus der alten Rechnung Vorsteuer abgezogen, muss er sie korrigieren; sag ihm das ausdrücklich.
3. Zahle dem Kunden den zu viel berechneten Steuerbetrag zurück. Erst mit der Rückzahlung ist die Berichtigung wirksam.
4. Die Steuer wird für den Zeitraum korrigiert, in dem du berichtigt und erstattet hast, nicht rückwirkend.

Ging die Rechnung eindeutig an eine Privatperson, die keine Vorsteuer abziehen kann, entsteht aus dem zu hohen Steuerausweis nach Auffassung der Finanzverwaltung keine Steuer; berichtigen solltest du trotzdem. Wie du als Kleinunternehmer die geschuldete Steuer bis zur Berichtigung formal erklärst, klärst du mit dem Finanzamt oder einer Steuerberatung.