E-Rechnung: was ab 2025, 2027 und 2028 für Selbstständige gilt

Was eine E-Rechnung ist

Seit 01.01.2025 unterscheidet § 14 Abs. 1 UStG zwei Arten von Rechnungen. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, ermöglicht eine elektronische Verarbeitung und entspricht der europäischen Norm EN 16931. Jede andere Rechnung ist eine sonstige Rechnung: Papier, Word-Datei, Scan, Foto und jedes normale PDF, auch wenn es aus einem Rechnungsprogramm stammt und per E-Mail verschickt wird.

Strukturiert heißt: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersatz, Anschriften und Bankverbindung stehen als Datenfelder in einer XML-Datei, die eine Buchhaltungssoftware ohne Abtippen übernimmt. Ob eine Datei elektronisch ist, entscheidet nichts; entscheidend ist, ob die Angaben als Daten vorliegen. Ein PDF wird auch nicht dadurch zur E-Rechnung, dass jemand es später per Texterkennung ausliest.

Die Pflichtangaben einer Rechnung bleiben dieselben wie bisher; neu ist nur, dass sie in Datenfeldern stehen. Was auf jede Rechnung gehört, steht in Die erste Rechnung schreiben.

Der Zeitplan für Empfang und Ausstellung

Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG betreffen nur das Ausstellen. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist.

Die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich auf deinen Gesamtumsatz im Vorjahr, nicht auf den deines Kunden. Wer zum ersten Mal mit KI-Arbeit Geld verdient, liegt weit darunter; für dich gilt damit der 01.01.2028.

Die Zustimmung zum PDF braucht keine besondere Form. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt es, wenn der Kunde PDF-Rechnungen widerspruchslos annimmt. Eine E-Rechnung an ein Unternehmen in Deutschland darfst du dagegen schon heute ohne Zustimmung schicken, weil jedes Unternehmen sie empfangen können muss.

Wann du keine E-Rechnung ausstellen musst

Die Pflicht gilt nur zwischen zwei Unternehmern, die beide in Deutschland ansässig sind, für Leistungen, die hier umsatzsteuerbar sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Daraus und aus der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung ergeben sich diese Ausnahmen:

Drei Punkte dazu:

• Kleinunternehmer dürfen dauerhaft PDF oder Papier schicken, auch nach 2028. Freiwillig darfst du E-Rechnungen ausstellen, an Unternehmer ohne deren Zustimmung, an Privatkunden nur mit Zustimmung. Im XML steht dann kein Steuerbetrag, sondern der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Fällst du aus der Regelung heraus, gelten ab dann die normalen Termine; wann das passiert, steht in Kleinunternehmer ja oder nein.
• Die Kleinbetragsgrenze gilt je Rechnung. 250 Euro netto zuzüglich 19 % sind 297,50 Euro und damit kein Kleinbetrag mehr. Fasst du mehrere kleine Monatsbeträge in einer Rechnung zusammen, kann die Grenze überschritten sein.
• Ob dein Kunde Vorsteuer abziehen kann, ändert nichts. Auch eine Arztpraxis mit steuerfreien Umsätzen ist Unternehmer und muss E-Rechnungen empfangen. Stellst du ihr als regelbesteuerter Unternehmer eine Rechnung über eine steuerpflichtige Softwareleistung, gilt ab 2028 die E-Rechnungspflicht.

E-Rechnungen empfangen in drei Schritten

Die Empfangspflicht trifft dich, sobald einer deiner Lieferanten in Deutschland umstellt, etwa der Hoster, der Domainanbieter oder die Steuerberatung.

1. Eine Adresse festlegen. Rechtlich genügt jedes E-Mail-Postfach; ein Portal oder ein Peppol-Zugang ist zwischen Unternehmen nicht vorgeschrieben. Praktisch ist eine eigene Adresse oder ein Alias wie rechnungen@deine-domain.de, die du in den Kundenkonten deiner Anbieter als Rechnungsadresse einträgst. Eine Postfachregel sortiert Mails mit .xml-Anhang in einen eigenen Ordner.
2. Lesen können. Eine XRechnung ist reines XML; lesbar wird sie mit einem Anzeigeprogramm, etwa dem E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal oder deiner Buchhaltungssoftware. Bei ZUGFeRD siehst du das PDF wie gewohnt.
3. Original ablegen. Die Datei kommt unverändert in deine Belegablage, nicht nur ausgedruckt. Ein Postfach ist kein Archiv: Löschregeln, Speichergrenzen oder ein Anbieterwechsel können Rechnungen verschwinden lassen. Wie die Ablage insgesamt aussieht, steht in Buchhaltung einrichten.

Eine E-Rechnung in einem zulässigen Format kannst du nicht ablehnen, nur weil dir das Format nicht passt; einen Anspruch auf eine PDF-Rechnung hast du dann nicht. Welches zulässige Format und welchen Übermittlungsweg ihr verwendet, dürft ihr vertraglich vereinbaren.

Rechnungen von Anbietern ohne Sitz in Deutschland, etwa für KI-Abos von Gesellschaften in Irland oder den USA, fallen nicht unter die deutsche Pflicht und dürfen weiter als PDF kommen. Wichtiger ist dort die Umsatzsteuer, die du oft selbst schuldest; das erklärt Reverse Charge.

ZUGFeRD oder XRechnung

Beide Formate sind zulässig, und beide enthalten dieselben Daten. Der Unterschied liegt darin, was ein Mensch sieht.

Bei ZUGFeRD kommt es auf das Profil an, also darauf, wie viele Daten im XML stecken. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht und gelten nicht als E-Rechnung. Wähle das Profil EN 16931 (früher „Comfort“): Es bildet die Norm vollständig ab, FeRD empfiehlt es, und nach FeRD muss jeder Empfänger es verarbeiten können. Programme, die nur „ZUGFeRD 1.0“ ausgeben, erfüllen die Anforderungen nicht; zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Factur-X ist der französische Name desselben Formats.

Für deine Kunden heißt das: Unternehmen bekommen ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931, das aussieht wie bisher. Die XRechnung brauchst du nur, wenn eine Behörde oder ein Kunde sie verlangt.

Die XML-Datei richtig aufbewahren

Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil das Original. Das hat Folgen für eigene und empfangene Rechnungen:

• Im Originalformat speichern. Die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF so ablegen, wie es verschickt oder empfangen wurde. Ein Ausdruck oder ein in ein anderes Format umgewandeltes Dokument ersetzt das Original nicht.
• Acht Jahre. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 AO).
• Das XML gilt. Bei ZUGFeRD müssen alle Pflichtangaben im XML stehen. Widersprechen sich sichtbares PDF und Datensatz, gilt der Datensatz. Die sichtbare PDF-Seite musst du nur zusätzlich aufbewahren, wenn sie weitere steuerlich bedeutsame Angaben enthält; da das XML im PDF steckt, bewahrst du in der Praxis einfach das ganze PDF auf.
• Nichts nachträglich im PDF ändern. Wer im PDF-Editor einen Betrag korrigiert, ändert nur das Bild, im XML steht der alte Wert. Korrekturen laufen immer über das Rechnungswerkzeug. Musste die ursprüngliche Rechnung eine E-Rechnung sein, ist auch die Berichtigung eine E-Rechnung.
• Prüfprotokoll daneben legen. Erzeugt dein Werkzeug ein Prüfergebnis, lege es neben die Rechnung. Pflicht ist das nicht, es hilft aber, wenn später Zweifel an der Datei aufkommen.

Den Dateinamen darfst du für deine Ablage frei wählen; unverändert bleiben muss der Inhalt.

Rechnungen an Behörden und die Leitweg-ID

Öffentliche Auftraggeber haben eigene Regeln, die neben dem Umsatzsteuergesetz gelten. Der Bund verlangt E-Rechnungen seit 27.11.2020 und nimmt sie über eine zentrale Plattform an, die OZG-RE; Länder und Kommunen regeln das selbst. Wo beide Regelwerke greifen, ist laut BMF die strengere Vorschrift maßgeblich. Als Kleinunternehmer befreit dich § 34a UStDV deshalb nur von der umsatzsteuerlichen Pflicht, nicht von den Vorgaben einer Behörde.

Praktisch heißt das: Behörden verlangen meist eine XRechnung mit Leitweg-ID. Die Leitweg-ID ist die Adresse, unter der deine Rechnung bei der richtigen Stelle der Verwaltung ankommt; der Auftraggeber nennt sie dir. Frage vor der ersten Rechnung nach Leitweg-ID, Format und Einreichungsweg, denn ohne passende E-Rechnung bleibt die Rechnung oft unbearbeitet.

Bis Ende 2027 umstellen

Wer regelbesteuert ist, sollte das Rechnungswerkzeug vor 2028 umstellen, nicht in der ersten Januarwoche:

1. Prüfen, ob dein Werkzeug ZUGFeRD im Profil EN 16931 und bei Bedarf XRechnung erzeugt und die Datei vor dem Versand prüft. Eine Word- oder Tabellenvorlage kann keine E-Rechnung erzeugen.
2. Deine Stammdaten vollständig hinterlegen: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und IBAN als Datenfeld.
3. Kundendaten strukturiert pflegen: Straße, Postleitzahl und Ort getrennt, Land, USt-IdNr., bei Bedarf Bestellnummer und Leitweg-ID.
4. Leistungsnachweise klären: Ergänzende Unterlagen wie ein Stundennachweis dürfen als Anhang in die E-Rechnung eingebettet werden; die Leistungsbeschreibung selbst gehört in den strukturierten Teil.
5. Eine Testrechnung an einen Kunden schicken, der E-Rechnungen bereits verarbeitet, und die Rückmeldung abwarten.

Was die BMF-Schreiben regeln (Stand 25.10.2026)

Das Bundesfinanzministerium hat die Anwendung in drei Schreiben vom 15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026 erläutert. Für Selbstständige sind aus dem jüngsten Schreiben diese Punkte wichtig:

• Keine neuen Termine. Das Schreiben verschiebt nichts; die Übergangsregeln bis 31.12.2027 gelten weiter.
• Keine Ordnungswidrigkeit, aber Folgen. Wer trotz Pflicht eine sonstige Rechnung ausstellt, handelt nach dem Schreiben nicht ordnungswidrig. Für deinen Kunden ist sie dann aber keine ordnungsgemäße Rechnung, sein Vorsteuerabzug ist gefährdet, und er wird eine korrekte E-Rechnung verlangen.
• Anhänge. Ergänzende Angaben wie aufgeschlüsselte Stundennachweise dürfen eingebettet mitgeschickt werden.
• Schlussrechnungen. Für Schlussrechnungen mit bereits gezahlten Abschlägen gelten bis 30.06.2030 Erleichterungen bei der Darstellung.
• Übergang beim Inhalt. E-Rechnungen, die bis 31.12.2026 ausgestellt werden und die Vorgaben der Schreiben von 2024 und 2025 erfüllen, werden nicht beanstandet, auch wenn ihnen Vorgaben des neuen Schreibens fehlen.

BMF-Schreiben binden die Finanzverwaltung, nicht die Gerichte, und werden fortgeschrieben. Ein Meldesystem, das auf der E-Rechnung aufsetzt, ist laut BMF für später vorgesehen; ein Termin steht nicht fest. Prüfe vor der Umstellung, ob ein neueres Schreiben erschienen ist.