Buchhaltung einrichten: Geschäftskonto, Belege, EÜR und GoBD für Selbstständige

Welche Buchhaltung du brauchst

Das Finanzamt will am Jahresende deinen Gewinn wissen. Ermitteln lässt er sich auf zwei Wegen.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG zählt Geld: Was eingeht, ist Betriebseinnahme, was abfließt, ist Betriebsausgabe, die Differenz ist der Gewinn. Das Ergebnis überträgst du am Jahresende in die Anlage EÜR. Die Bilanz mit doppelter Buchführung vergleicht dagegen das Vermögen am Anfang und am Ende des Jahres, mit Forderungen, Verbindlichkeiten, Abgrenzungen und Inventur.

Ob du freiberuflich oder gewerblich arbeitest, klärt Freiberufler oder Gewerbe. Für die Buchhaltung ändert es bei typischen Umsätzen nichts: Es bleibt bei der EÜR. Was eine UG oder GmbH darüber hinaus verlangt, steht in Rechtsform zum Start.

Einen Kontenrahmen wie SKR03 oder SKR04 musst du für die EÜR nicht lernen. Buchhaltungsprogramme ordnen die Konten im Hintergrund den Zeilen des Formulars zu.

Wann eine Zahlung zählt

In der EÜR gilt das Zufluss- und Abflussprinzip (§ 11 EStG). Eine Einnahme gehört in das Kalenderjahr, in dem sie eingeht, eine Ausgabe in das Jahr, in dem du zahlst.

Drei Regeln betreffen KI-Arbeit besonders:

• Kreditkarte: Nach einem Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz (18.03.2013, 5 K 1875/10) ist die Ausgabe mit dem Einsatz der Karte abgeflossen, nicht erst mit der späteren Belastung deines Kontos. Eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs dazu gibt es nicht.
• Jahresabos und Prepaid-Guthaben: Sie zählen in der EÜR voll im Zahlungsjahr, auch wenn du sie überwiegend im Folgejahr nutzt. Verteilen musst du nur Vorauszahlungen für mehr als fünf Jahre (§ 11 Abs. 2 Satz 3 EStG).
• Geräte: Computer und andere Anschaffungen fallen nicht unter das Zahlungsprinzip, sondern werden abgeschrieben. Was dabei gilt, erklärt Betriebsausgaben eines KI-Entwicklers.

Die Zehn-Tage-Regel

Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die zwischen dem 22.12. und dem 10.01. fällig sind und gezahlt werden, gehören in das Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören (§ 11 Abs. 1 Satz 2, Abs. 2 Satz 2 EStG). Der Hauptfall ist die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für Dezember oder das vierte Quartal: Zahlst du sie bis zum 10.01., ist sie eine Ausgabe des alten Jahres. Hast du eine Dauerfristverlängerung, ist die Zahlung erst am 10.02. fällig. Dann greift die Regel nicht, und die Zahlung zählt im neuen Jahr. Für KI-Abos spielt die Regel kaum eine Rolle, weil sie selten genau in diesem Zeitraum fällig und gezahlt werden.

Für die Umsatzsteuer gelten eigene Zeitpunkte. Sie stehen in Umsatzsteuer verständlich.

Konto und Karte trennen

Für Einzelunternehmer und Freiberufler schreibt kein Gesetz ein Geschäftskonto vor. Ein zweites Privatkonto genügt steuerlich. Prüf aber in den Bedingungen deiner Bank, ob sie die geschäftliche Nutzung eines Privatkontos erlaubt, bevor du Kundenzahlungen darauf laufen lässt.

Die Trennung lohnt sich aus drei Gründen: Jede Zeile auf dem Konto ist ein geschäftlicher Vorgang, der einen Beleg braucht. Private Zahlungen bleiben bei einer Prüfung außen vor. Und du siehst ohne Rechnen, was das Geschäft einnimmt und ausgibt.

Wichtiger als das Konto ist bei KI-Arbeit die Karte, denn KI-Abos, API-Guthaben, Hosting und Domains laufen fast immer über die Kreditkarte.

1. Eine Karte nur für Geschäftliches einrichten, möglichst ohne Auslandseinsatzentgelt, weil viele Anbieter in US-Dollar abrechnen. Die Höhe steht im Preisverzeichnis deiner Bank.
2. Alle Abos und Cloud-Dienste auf diese Karte umstellen.
3. Bei Zahlungsdienstleistern wie PayPal oder Stripe ein Konto nur für Geschäftliches nutzen.
4. Neue Bankverbindung auf Rechnungen und Angeboten angeben.

Hast du eine Geschäftsausgabe doch privat bezahlt, bleibt sie eine Betriebsausgabe, solange der Beleg vorliegt. In der Software buchst du sie mit der Gegenbuchung Privateinlage. Umgekehrt ist eine Überweisung vom Geschäfts- aufs Privatkonto eine Privatentnahme. Beides ist in der EÜR weder Einnahme noch Ausgabe, hält aber den Kontostand stimmig.

Die Belegablage anlegen

Jede Buchung braucht einen Beleg: jede Einnahme deine Ausgangsrechnung, jede Ausgabe die Rechnung des Anbieters. Ein Kontoauszug zeigt nur, dass Geld geflossen ist, nicht wofür und mit welcher Steuer.

1. Einen Eingang festlegen, in dem alle Belege landen: eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen oder der Belegeingang deiner Software.
2. Eine feste Struktur wählen, etwa Ordner je Jahr und Monat und einheitliche Dateinamen mit Datum, Lieferant und Betrag.
3. Originale unverändert ablegen. Elektronisch eingegangene Belege bewahrst du in dem Format auf, in dem sie angekommen sind. Ein PDF per E-Mail ist das Original, nicht ein Ausdruck davon.
4. E-Rechnungen als XML aufbewahren. Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt. Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original; ein PDF-Teil muss nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er weitere Angaben enthält. Mehr dazu in E-Rechnung.
5. Papier scannen. Papierbelege darfst du nach dem Scannen vernichten, auch mit dem Smartphone gescannt, wenn das Verfahren vorher beschrieben ist und der Scan vollständig und lesbar archiviert wird.

Viele KI-Anbieter schicken nur eine Zahlungsbestätigung; die Rechnung liegt im Abrechnungsbereich ihres Portals. Wie du diese Belege vollständig bekommst und was Reverse Charge auf das eigene Abo bedeutet, steht in KI-Abos als Unternehmer.

Die GoBD auf das Nötige reduziert

Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28.11.2019, zweimal geändert, zuletzt mit Wirkung vom 14.07.2025. Die Finanzverwaltung wendet sie auf alle mit Gewinneinkünften an, auch bei EÜR und Kleinunternehmerregelung. Für eine Person, die Software für Kunden entwickelt, bleiben wenige Pflichten.

Die Unveränderbarkeit ist der Punkt, an dem einfache Lösungen scheitern. Eine Tabelle zeigt nicht, was vorher in einer Zelle stand, ein Cloud-Ordner lässt Dateien überschreiben. Wer so arbeitet, sichert jeden Monat einen schreibgeschützten Stand mit Datum.

Aufbewahrungsfristen seit 2025

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre gilt seit dem 01.01.2025 für alle Belege, deren Frist am 31.12.2024 noch lief. Solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, etwa wegen eines Einspruchs, läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab (§ 147 Abs. 3 AO).

Die Verfahrensdokumentation

Sie beschreibt, wie deine Buchhaltung läuft. Die GoBD verlangen sie für jedes DV-System, mit dem du buchst, ohne Ausnahme für kleine Unternehmen; ihr Umfang richtet sich nach der Komplexität deines Betriebs, für eine Person genügen meist wenige Seiten. Fehlt sie, ist das für sich noch kein Grund, die Buchführung zu verwerfen, solange sie nachvollziehbar bleibt. Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband bieten ein kostenloses Muster zum ersetzenden Scannen an, das du kürzen und um elektronische Belege ergänzen kannst. Hinein gehören: wer bucht, welche Software, Konten und Karten du nutzt, wie Belege eingehen und abgelegt werden, wie du scannst, wann du buchst, wie du sicherst. Änderst du etwas, etwa die Software, ergänzt du die Dokumentation mit Datum.

Die Software auswählen

Für die meisten Selbstständigen ist eine Online-Buchhaltung mit Bankanbindung der Normalfall. Eine Tabelle mit ELSTER genügt nur bei sehr wenigen Vorgängen ohne Bargeld und ohne ausländische Abos. Prüf vor der Wahl diese Punkte:

1. E-Rechnungen empfangen, lesbar anzeigen und die XML unverändert archivieren.
2. Bankanbindung für Konto, Kreditkarte und Zahlungsdienstleister.
3. Fremdwährung und Reverse Charge, auch im Kleinunternehmer-Modus, denn auch Kleinunternehmer schulden die Steuer auf Leistungen ausländischer Anbieter.
4. Belegerkennung mit Prüfschritt, damit du jeden Vorschlag vor dem Buchen siehst.
5. Übermittlung an ELSTER für Voranmeldung und Anlage EÜR.
6. Festschreibung und Änderungsprotokoll.
7. Export für die Kanzlei, etwa im DATEV-Format, wenn du mit einer arbeitest.
8. Vollständiger Export beim Kündigen, mit allen Belegen im Originalformat. Die Fristen sind länger als die meisten Abos.

Am meisten zeigt ein Test mit drei echten Belegen: einer Dollar-Rechnung eines KI-Anbieters, einer Auszahlung eines Zahlungsdienstleisters mit Gebühren und einer E-Rechnung. Nimm das Programm, das alle drei ohne Handarbeit richtig verbucht. Ein Siegel „GoBD-konform“ nimmt dir die Verantwortung nicht ab; ordnungsgemäß wird die Buchhaltung erst durch die Art, wie du sie führst.

Die Monatsroutine

Leg einen festen Termin an, am besten den ersten Werktag des Monats. Mit eingerichteter Bankanbindung und Regeln für wiederkehrende Lieferanten sind bei wenigen Dutzend Belegen etwa 30 Minuten ein realistischer Richtwert, am Anfang eher eine Stunde.

1. Belege holen: Rechnungen aus den Portalen der KI-Anbieter, des Hosters und weiterer Dienste laden.
2. Abgleichen: Jede Zeile auf Konto, Karte und Zahlungsdienstleister einem Beleg oder einer Privatbuchung zuordnen. Was offen bleibt, kommt auf eine Liste.
3. Auslandsrechnungen prüfen: Ist der Reverse-Charge-Schlüssel gesetzt und der abgebuchte Euro-Betrag gebucht?
4. Ausgangsrechnungen prüfen: Ist alles abgerechnet, welche Zahlungen gehören zu welcher Rechnung, was ist überfällig? Wie du mahnst, steht in Wenn der Kunde nicht zahlt.
5. Voranmeldung abgeben, wenn sie fällig ist. Wann und wie, erklärt Die Umsatzsteuer-Voranmeldung.
6. Rücklage überweisen. Wie viel, rechnet Rücklagen bilden vor.

Hast du einen Monat verpasst, gehst du beim nächsten Termin zwei Monate durch. Was am Jahresende ansteht, steht in Die erste Steuererklärung.

Steuerberater: ja oder nein

Pflicht ist eine Steuerberatung nicht. Drei Modelle sind üblich: alles selbst, selbst buchen und die Kanzlei erstellt EÜR und Erklärungen, oder die Kanzlei bucht alles. Für viele Einzelentwickler ist das mittlere Modell ein guter Kompromiss: geringe laufende Kosten und einmal im Jahr ein fachlicher Blick, der auch Fehler aus dem laufenden Jahr findet. Mit Kanzlei hast du außerdem deutlich länger Zeit für die Erklärungen (§ 149 Abs. 3 AO).

Belege und Verantwortung bleiben in jedem Modell bei dir. Fragst du eine Kanzlei, dann vor dem Kauf der Software, mit welchem System sie arbeitet. Lohnsteuerhilfevereine sind keine Alternative: Sie dürfen Mitgliedern mit Einkünften aus Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit nicht helfen (§ 4 Abs. 3 StBerG). Die Kosten der Steuerberatung sind Betriebsausgabe, soweit sie den Betrieb betreffen.