Einzelunternehmen, GbR oder GmbH: welche Rechtsform du zum Start brauchst

Die Rechtsformen im Überblick

Ob du freiberuflich oder gewerblich arbeitest, ist keine Frage der Rechtsform, sondern der Tätigkeit. Wie das Finanzamt KI-Arbeit einordnet, steht in Freiberufler oder Gewerbe.

Allein: Das Einzelunternehmen reicht

Sobald du allein einen Auftrag auf eigene Rechnung annimmst, bist du Einzelunternehmer. Einen Gründungsakt gibt es nicht. Du schließt Verträge in deinem eigenen Namen, haftest mit deinem Vermögen und versteuerst den Gewinn mit deiner persönlichen Einkommensteuer.

Zu tun ist wenig: Du meldest dich innerhalb eines Monats nach Beginn über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt an, bei gewerblicher Tätigkeit zusätzlich beim Gewerbeamt. Den Ablauf beschreibt Anmelden bei Gewerbeamt und Finanzamt.

Nicht nötig sind:

• Notar, Handelsregister und Gesellschaftsvertrag,
• Stammkapital,
• Bilanz: Freiberufler dürfen ihren Gewinn unabhängig von der Höhe per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, Gewerbetreibende müssen erst bilanzieren, wenn sie mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn haben und das Finanzamt sie dazu auffordert (§ 141 AO),
• Veröffentlichung deiner Zahlen und Meldung zum Transparenzregister.

Vorteile: keine Gründungskosten, einfache Buchführung, der Gewinn steht dir sofort zur Verfügung. Verluste im ersten Jahr mindern die Steuer auf andere Einkünfte, zum Beispiel auf ein Gehalt im selben Jahr.

Grenzen: Du haftest privat und unbeschränkt. Und dein Gewinn wird voll mit deinem persönlichen Steuersatz besteuert, auch der Teil, den du im Geschäft lässt. 2026 greift der Spitzensteuersatz von 42 % ab 69.879 Euro zu versteuerndem Einkommen (§ 32a EStG).

Das Haftungsrisiko eines Entwicklers sind vor allem Vermögensschäden beim Kunden: ein ausgefallener Shop, verlorene Daten, ein verspätetes Projekt. Dagegen helfen zuerst eine Haftungsbegrenzung im Vertrag, wie sie Angebot und Vertrag beschreibt, und eine IT-Haftpflichtversicherung, die es für jede Rechtsform gibt. Eine andere Rechtsform ist dafür nicht der erste Hebel.

Unter welchem Namen du als Einzelunternehmer auftreten darfst, steht in Name, Impressum und Website.

Zu zweit: Ihr seid bereits eine GbR

Eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts entsteht, sobald sich zwei oder mehr Personen verpflichten, einen gemeinsamen Zweck zu fördern (§ 705 Abs. 1 BGB). Die Abrede ist formfrei, sie kann mündlich oder stillschweigend getroffen werden. Typische Anzeichen: Ihr schickt ein gemeinsames Angebot, teilt die Arbeit ohne gegenseitige Rechnungen auf und teilt den Erlös nach einer Quote.

Seit dem 01.01.2024 gilt das modernisierte Personengesellschaftsrecht. Die GbR, die nach außen auftritt, ist selbst Vertragspartnerin (§ 705 Abs. 2 BGB). Ihre Gesellschafter haften für alle Verbindlichkeiten persönlich, unbeschränkt und als Gesamtschuldner (§ 721 BGB). Der Kunde kann den vollen Schaden also von dir verlangen, auch wenn der Fehler im Teil deines Partners lag. Eine Absprache unter euch ändert daran gegenüber Dritten nichts.

Was ihr regeln müsst, sobald ihr gemeinsam arbeitet:

1. Gesellschaftsvertrag schriftlich schließen. Mindestens Anteile, Geschäftsführung, Gewinnverteilung, Entnahmen und Ausscheiden. Ohne Vertrag gelten die gesetzlichen Regeln: gemeinsame Geschäftsführung, Gewinn nach vereinbarten Beteiligungen oder Beitragswerten, sonst zu gleichen Teilen, Abfindung beim Ausstieg (§§ 709, 715, 728 BGB). Das passt selten zu einem Team, in dem beide unterschiedlich viel arbeiten. Ein Notar ist nicht nötig.
2. Rechte am Code klären. Das Urheberrecht liegt bei dem, der den Code geschrieben hat; welche Nutzungsrechte die Gesellschaft ohne Vereinbarung erhält, ist unklar. Legt fest, dass Code, Repositorys, Domains, API-Schlüssel und KI-Konten der Gesellschaft zustehen. Was für KI-erzeugten Code gilt, erklärt Wem gehört KI-generierter Code.
3. Steuernummer für die GbR beantragen. Die GbR ist steuerlich eigenständig: Sie bekommt über den Fragebogen für Personengesellschaften eine eigene Steuernummer, schreibt die Rechnungen in ihrem Namen und gibt eine Erklärung zur gesonderten und einheitlichen Feststellung ab (§ 180 AO). Einkommensteuer zahlt jeder auf seinen Anteil.
4. Umsatzsteuer gemeinsam betrachten. Für die Kleinunternehmerregelung zählt der Umsatz der GbR als Ganzes, nicht die Hälfte je Gesellschafter. Die Entscheidung erklärt Kleinunternehmer ja oder nein.
5. Konto und Versicherung auf die GbR. Ein eigenes Konto trennt das Geld der Gesellschaft von privatem, die Haftpflichtversicherung sollte die GbR und beide Gesellschafter einschließen.

Ins Gesellschaftsregister müsst ihr nicht. Die Eintragung ist freiwillig (§ 707 Abs. 1 BGB), kostet Notar- und Registergebühren und lässt sich nicht einfach rückgängig machen.

Wenn ihr keine GbR wollt, gibt es eine Alternative: Einer schließt den Vertrag mit dem Kunden und beauftragt den anderen als Subunternehmer. Dann trägt der Hauptauftragnehmer das Risiko gegenüber dem Kunden allein, und jeder bleibt Einzelunternehmer mit eigener Steuernummer. Das passt, wenn einer das Projekt klar führt.

UG und GmbH: was sie kosten und was sie leisten

Gründung

Eine GmbH braucht einen notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag, auch per Videobeurkundung möglich, 25.000 Euro Stammkapital, von denen mindestens 12.500 Euro vor der Anmeldung eingezahlt sein müssen, und die Eintragung ins Handelsregister. Für einfache Gründungen mit höchstens drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer gibt es ein gesetzliches Musterprotokoll (§ 2 Abs. 1a GmbHG). Die Registergebühr für die Ersteintragung mit Bareinlage beträgt 225 Euro. Die Notargebühren sind gesetzlich festgelegt und richten sich nach dem Stammkapital; mit Musterprotokoll entfällt der Mindestgeschäftswert von 30.000 Euro, deshalb ist diese Gründung günstiger (§ 105 Abs. 6 GNotKG). Den genauen Betrag nennt dir der Notar vorab. Eine eigene Satzung und Beratung durch Anwalt oder Steuerkanzlei kosten zusätzlich.

Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine GmbH mit weniger Stammkapital, gesetzlich ab 1 Euro (§ 5a GmbHG). Das Kapital muss vor der Anmeldung voll eingezahlt sein, Sacheinlagen wie Laptop, Code oder Domain sind ausgeschlossen. Jedes Jahr muss sie ein Viertel ihres Jahresüberschusses in eine Rücklage stellen, bis das Kapital auf 25.000 Euro erhöht ist. Mit 1 Euro Kapital übersteigen schon die ersten Ausgaben das Eigenkapital. Realistisch ist ein Kapital, das mindestens die Gründungskosten und einige Monate Fixkosten deckt.

Laufende Pflichten

Hier liegt der eigentliche Aufwand, für UG und GmbH gleichermaßen:

• doppelte Buchführung und Jahresabschluss nach HGB, Offenlegung beim Unternehmensregister spätestens zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres,
• Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung, auch bei Verlust, dazu in der Regel die Umsatzsteuererklärung,
• Gewerbesteuer kraft Rechtsform, ohne den Freibetrag von 24.500 Euro, den Einzelunternehmer haben, und IHK-Mitgliedschaft,
• Meldung der wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister,
• Lohnabrechnung, sobald du dir als Geschäftsführer ein Gehalt zahlst.

Die meisten kleinen Gesellschaften geben Abschluss und Erklärungen an eine Steuerkanzlei. Was das gegenüber einem Einzelunternehmen jährlich mehr kostet, hängt von der Kanzlei und vom Umfang ab; lass dir vor der Gründung ein Angebot geben.

Haftung realistisch

Für Schulden der GmbH haftet grundsätzlich nur das Gesellschaftsvermögen (§ 13 Abs. 2 GmbHG). In der Praxis gibt es Lücken:

Wirklich schützt die GmbH bei Verbindlichkeiten, die keine Versicherung deckt: Gehälter von Mitarbeitern, lange Miet- und Leasingverträge, Vertragsstrafen aus großen Rahmenverträgen. Für einen Solo-Entwickler ohne solche Verpflichtungen ist die Reihenfolge deshalb: erst Vertrag, dann Versicherung, dann Rechtsform.

Auch vor Scheinselbstständigkeit schützt eine Ein-Personen-GmbH nicht zuverlässig; das Bundessozialgericht hat 2023 entschieden, dass der alleinige Gesellschafter-Geschäftsführer beim Auftraggeber abhängig beschäftigt sein kann. Wie du deinen Status prüfst, steht in Scheinselbstständigkeit.

Ab wann sich die GmbH steuerlich lohnen kann

Gewinne, die in der GmbH bleiben, werden bei einem Gewerbesteuer-Hebesatz von 400 % mit rund 29,8 % belastet: 15 % Körperschaftsteuer plus Solidaritätszuschlag und 14 % Gewerbesteuer. Schüttest du sie aus, kommen 26,375 % Abgeltungsteuer einschließlich Solidaritätszuschlag dazu. Bei voller Ausschüttung liegt die Belastung damit bei rund 48 %, also höher als der Spitzensteuersatz im Einzelunternehmen.

Die GmbH ist also ein Gefäß zum Ansparen, kein allgemeines Sparmodell. Eine feste Gewinngrenze gibt es nicht. Nach dem Beispiel lohnt sich die Prüfung erst, wenn dein Gewinn dauerhaft über 100.000 Euro liegt und du einen großen Teil davon nicht privat brauchst, zum Beispiel für Mitarbeiter oder ein eigenes Produkt. Die Körperschaftsteuer sinkt ab 2028 jedes Jahr um einen Prozentpunkt auf 10 % ab 2032 (§ 23 Abs. 1 KStG); das macht das Ansparen in der GmbH günstiger. Die Rechnung für deinen Fall macht die Steuerberatung.

Keine Abkürzung: die Firma im Ausland

Angebote für eine estnische OÜ, eine US-LLC oder eine britische Limited versprechen niedrige oder keine Steuern. Für jemanden, der in Deutschland lebt und arbeitet, geht das nicht auf:

• Ort der Geschäftsleitung: Eine Gesellschaft ist in Deutschland unbeschränkt körperschaftsteuerpflichtig, wenn sie von hier aus geleitet wird (§ 10 AO, § 1 KStG). Wer am Schreibtisch in Deutschland über Aufträge, Preise und Zahlungen entscheidet, leitet die Firma von hier.
• Estland: Die e-Residency ist eine digitale Identität, kein Steuerwohnsitz. Das offizielle Programm weist selbst darauf hin, dass die Steuerpflichten im Wohnsitzland bleiben.
• US-LLC: Deutschland ordnet sie je nach Ausgestaltung als transparente Personengesellschaft oder als Kapitalgesellschaft ein. In beiden Fällen zahlst du deutsche Steuern, dazu kommen US-Meldepflichten.
• Britische Limited: Seit dem Brexit kann sie sich bei Verwaltungssitz in Deutschland nicht mehr auf die Niederlassungsfreiheit berufen (BGH, Beschluss vom 16.02.2021, II ZB 25/17). Deutsche Gerichte behandeln sie dann je nach Struktur als GbR, OHG oder bei nur einem Gesellschafter als Einzelkaufmann (OLG München, Urteil vom 05.08.2021, 29 U 2411/21 Kart), mit persönlicher Haftung.

Übrig bleiben Buchhaltung und Beratung in zwei Ländern und das Risiko, dass deutsche Steuern samt Zinsen nachträglich fällig werden.

Die Empfehlung für den Start

1. Allein: Melde dich als Einzelunternehmer an. Begrenze die Haftung im Vertrag und prüfe eine IT-Haftpflicht.
2. Zu zweit: Schließt einen schriftlichen Gesellschaftsvertrag und meldet die GbR beim Finanzamt an, oder arbeitet bewusst als Auftragnehmer und Subunternehmer.
3. UG oder GmbH: Denk neu nach, wenn einer dieser Auslöser eintritt: Du stellst jemanden ein, unterschreibst langfristige Miet- oder Leasingverträge, ein Kunde verlangt Haftungssummen, die keine Versicherung deckt, Investoren steigen ein, oder dein Gewinn liegt dauerhaft über 100.000 Euro und du willst einen großen Teil ansparen.

Trifft nichts davon zu, bleibt es beim Einzelunternehmen oder bei der GbR mit Vertrag.