Anmelden bei Gewerbeamt und Finanzamt: Gewerbeanmeldung und Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Die Reihenfolge

Die Anmeldung besteht aus wenigen Schritten. Entscheidend ist, dass zwei Entscheidungen vorher feststehen, weil du sie in beiden Formularen brauchst.

1. Einordnung klären. Ob du freiberuflich oder gewerblich arbeitest, entscheidet, ob du überhaupt zum Gewerbeamt musst. Wie du das prüfst, steht in Freiberufler oder Gewerbe.
2. Kleinunternehmer entscheiden. Das Kreuz im Fragebogen hat Folgen für Jahre. Die Abwägung steht in Kleinunternehmer ja oder nein.
3. ELSTER-Zugang besorgen. Ohne Zugang kannst du den Fragebogen nicht abgeben. Lege ihn an, bevor ein Kunde zusagt.
4. Gewerbe anmelden (nur bei Gewerbe), gleichzeitig mit dem Beginn der Tätigkeit.
5. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben, spätestens einen Monat nach Beginn.

Die Fristen laufen ab dem Beginn der Tätigkeit, nicht ab der ersten Rechnung. Als Beginn gilt der Tag, an dem du die ersten Handlungen für dein Unternehmen vornimmst, etwa ein Angebot verschickst oder einen Auftrag annimmst.

Neben Gewerbeamt und Finanzamt gibt es Meldungen bei Krankenkasse, Rentenversicherung und Berufsgenossenschaft. Sie haben eigene Fristen und stehen in Krankenversicherung als Selbstständiger und Rente, Arbeitslosenversicherung, Berufsgenossenschaft; wer neben einer Anstellung startet, findet das Nötige in Steuern und Sozialversicherung nebenbei.

Gewerbe anmelden

Das gilt nur, wenn deine Tätigkeit gewerblich ist. Freiberufler überspringen diesen Abschnitt; für sie gibt es kein Gewerbeamt und keine Mitgliedschaft in der IHK.

Wo und wie

Zuständig ist das Gewerbeamt der Gemeinde, in der du dein Unternehmen betreibst. Arbeitest du von zu Hause, ist das deine Wohnortgemeinde. In vielen Gemeinden geht die Anmeldung online, sonst vor Ort mit dem Formular „Gewerbeanmeldung“.

Das brauchst du:

• Personalausweis oder Reisepass, bei Online-Anträgen oft die Online-Ausweisfunktion
• Anschrift der Betriebsstätte (bei Homeoffice die Wohnadresse)
• Beginn der Tätigkeit als Datum
• eine kurze, zutreffende Beschreibung der Tätigkeit
• die Angabe, ob du das Gewerbe im Haupt- oder Nebenerwerb betreibst

Die Gebühr regelt jede Gemeinde selbst; meist sind es einige Dutzend Euro. Beispiel Berlin: 15 Euro online, 26 Euro vor Ort. Was deine Gemeinde verlangt, steht auf der Seite des Gewerbeamts oder im Online-Antrag.

Was das Gewerbeamt weitermeldet

Die Gemeinde gibt deine Anmeldung an mehrere Stellen weiter, darunter das Finanzamt, die IHK und über die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung die zuständige Berufsgenossenschaft (§ 14 Abs. 8 GewO, § 138 Abs. 1 AO). Daraus folgt dreierlei:

• Finanzamt: Es erfährt von deinem Gewerbe, aber die Meldung ersetzt den Fragebogen nicht. Den gibst du trotzdem selbst ab.
• IHK: Du wirst automatisch Mitglied. Am Anfang bleibst du meist beitragsfrei; die Grenzen dafür stehen in Freiberufler oder Gewerbe.
• Berufsgenossenschaft: Geht die Gewerbeanzeige rechtzeitig ein, gilt deine Meldepflicht dort als erfüllt. Einzelheiten stehen in Rente, Arbeitslosenversicherung, Berufsgenossenschaft.

Vor dem Fragebogen: ELSTER und Unterlagen

Den Fragebogen gibst du grundsätzlich elektronisch ab (§ 138 Abs. 1b AO). Papier ist nur auf Antrag möglich, wenn die elektronische Abgabe eine unbillige Härte wäre.

• ELSTER-Konto: Bei der Registrierung mit Zertifikatsdatei und Identitätsprüfung per Brief kommt der Aktivierungscode per Post an deine Meldeadresse; die Zustellung kann laut ELSTER einige Tage dauern. Mit der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises entfällt der Postweg, das Konto steht dann am selben Tag. Wer schon ein Konto für die eigene Steuererklärung hat, nutzt dieses.
• Steuer-Identifikationsnummer: deine persönliche Nummer, zu finden auf der Lohnsteuerbescheinigung oder einem Steuerbescheid. Sie ist nicht die Steuernummer, die du für Rechnungen brauchst.
• IBAN für Erstattungen und auf Wunsch für Lastschriften.
• Beginn der Tätigkeit als Datum.
• Schätzungen für Umsatz und Gewinn im Jahr des Beginns und im Folgejahr, dazu deine übrigen Einkünfte, etwa das Gehalt.

Den Fragebogen findest du nach der Anmeldung in „Mein ELSTER“ bei den Formularen. Für Einzelunternehmer und Freiberufler ist es der „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen“, im Vordruck überschrieben mit „Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit“. Bezeichnungen und Reihenfolge der Abschnitte können sich mit neuen Formularversionen ändern.

Der Fragebogen Feld für Feld

Die Übersicht zeigt, was abgefragt wird und worauf es ankommt. Die Abschnitte mit den größten Folgen stehen danach einzeln.

Tätigkeit beschreiben

Die Beschreibung ist die Grundlage, auf der das Finanzamt dich einordnet. Vage oder händlernahe Formulierungen wie „Erstellung und Verkauf von Software“ führen eher zur Einordnung als Gewerbe. Beschreibe, was du tatsächlich tust. Die folgenden Formulierungen sind Vorschläge zum Anpassen, keine amtlichen Vorgaben:

Wähle die freiberufliche Formulierung nur, wenn sie zutrifft. Was das Finanzamt bei Quereinsteigern ohne Informatikstudium sehen will, steht in Freiberufler oder Gewerbe. Die Beschreibung im Fragebogen sollte zu der in der Gewerbeanmeldung passen.

Beginn der Tätigkeit

Trage das Datum ein, an dem du die ersten Handlungen für dein Unternehmen vorgenommen hast, nicht das Datum der ersten Zahlung. Ab diesem Datum laufen die Monatsfrist und die Schätzung für das erste Jahr. Hast du schon vor längerer Zeit begonnen, gehört das in Anmeldung nachholen.

Umsatz und Gewinn schätzen

Aus diesen Angaben setzt das Finanzamt Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest. Sie sind am 10.03., 10.06., 10.09. und 10.12. fällig und werden nur festgesetzt, wenn sie mindestens 400 Euro im Jahr und mindestens 100 Euro je Termin betragen (§ 37 Abs. 1 und 5 EStG).

So schätzt du:

1. Umsatz: Zähle zusammen, was du realistisch abrechnen wirst, auf Grundlage von Zusagen und sicheren Anfragen.
2. Kosten: Ziehe KI-Abos, API-Guthaben, Hardware, Hosting, Software und Weiterbildung ab.
3. Gewinn: Umsatz minus Kosten, im Jahr des Beginns nur für die Monate ab Beginn.
4. Folgejahr: Rechne mit einem vollen Jahr.

Die Schätzung hat in beide Richtungen Folgen. Zu hoch geschätzt, binden Vorauszahlungen Geld, das du am Anfang brauchst. Zu niedrig geschätzt, kommen mit dem ersten Steuerbescheid die Nachzahlung für das erste Jahr und höhere Vorauszahlungen für das laufende Jahr zusammen. Wie du dafür vorsorgst, steht in Rücklagen bilden. Stimmt die Schätzung später nicht mehr, kannst du beim Finanzamt eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragen, nach unten mit Begründung.

Andere Einkünfte bei nebenberuflicher Tätigkeit

Wer angestellt bleibt, trägt im Abschnitt zu den Vorauszahlungen auch die voraussichtlichen Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit ein. Das Formular fragt dazu auch die Steuerabzugsbeträge ab, also die Lohnsteuer, die dein Arbeitgeber einbehält. Vorauszahlungen bemessen sich nach der voraussichtlichen Einkommensteuer abzüglich dieser Abzugsbeträge (§ 37 Abs. 3 EStG). Weil der Nebengewinn mit deinem persönlichen Grenzsteuersatz besteuert wird, kann schon ein überschaubarer Gewinn die Mindestgrenze von 400 Euro im Jahr erreichen. Bist du verheiratet oder lebst in eingetragener Lebenspartnerschaft, gibst du auch die voraussichtlichen Einkünfte deines Partners an.

Wie viel vom Nebengewinn nach Steuern bleibt und wann du eine Steuererklärung abgeben musst, steht in Steuern und Sozialversicherung nebenbei.

Gewinnermittlung

Als Einzelunternehmer wählst du die Einnahmenüberschussrechnung. Freiberufler müssen nie bilanzieren, Gewerbetreibende erst oberhalb von 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn und nach Aufforderung des Finanzamts (§ 141 AO). Das Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr. Wie du die Buchhaltung dafür aufsetzt, steht in Buchhaltung einrichten.

Kleinunternehmer-Kreuz

Im Umsatzsteuer-Teil gibst du den voraussichtlichen Umsatz an und erklärst, ob du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt. Im Jahr des Beginns gilt dafür die Grenze von 25.000 Euro Umsatz, ohne Hochrechnung auf ein volles Jahr. Kreuzt du an, dass du auf die Regelung verzichtest, bindet dich das fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Triff die Entscheidung deshalb vorher bewusst: Kleinunternehmer ja oder nein.

Ist-Versteuerung beantragen

Bist du regelbesteuert, also kein Kleinunternehmer, fragt das Formular, ob du die Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten (Soll) oder nach vereinnahmten Entgelten (Ist) berechnest. Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer erst, wenn der Kunde bezahlt hat. Du finanzierst sie also nicht vor, wenn Rechnungen spät bezahlt werden.

Beantragen können sie Freiberufler für ihre freiberuflichen Umsätze unabhängig von der Höhe und andere Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 20 UStG). Für den Start ist das fast immer erfüllt. Für die meisten Gründer ist die Ist-Versteuerung deshalb die bessere Wahl, sofern ein Berater nicht aus einem besonderen Grund davon abrät. Als Kleinunternehmer stellt sich die Frage für deine eigenen Umsätze nicht, weil du keine Umsatzsteuer ausweist.

USt-IdNr. direkt mitbeantragen

Im Fragebogen kannst du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gleich mitbeantragen. Setze das Kreuz, auch als Kleinunternehmer. Du brauchst die Nummer, wenn du an Unternehmen im EU-Ausland leistest, und mit ihr weist du dich bei ausländischen Anbietern von KI-Abos und Cloud-Diensten als Unternehmer aus. Wer als Unternehmer Leistungen aus dem Ausland einkauft, schuldet die Umsatzsteuer darauf in der Regel selbst, auch als Kleinunternehmer (§ 13b Abs. 5 UStG). Was das für deine KI-Abos heißt, steht in KI-Abos als Unternehmer, das Prinzip dahinter in Reverse Charge verständlich.

Wie oft du später Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgibst, legt das Finanzamt fest; was dafür gilt, steht in Die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Absenden und Frist

Die Frist steht in § 138 Abs. 1 und 4 AO: Die Aufnahme der Tätigkeit meldest du dem Finanzamt innerhalb eines Monats. Der Fragebogen ist der Weg dafür.

1. Angaben prüfen, vor allem Tätigkeitsbeschreibung, Schätzungen und die Kreuze im Umsatzsteuer-Teil.
2. Absenden über ELSTER.
3. Übermittlungsprotokoll speichern. Es belegt, dass und wann du gemeldet hast.
4. Rückfragen beantworten. Das Finanzamt fragt gelegentlich nach, etwa zur Tätigkeit oder zu den Schätzungen.

Danach schickt dir das Finanzamt die Steuernummer und gegebenenfalls einen Bescheid über Vorauszahlungen; was du bis dahin tun darfst und wie du in der Wartezeit abrechnest, steht in Nach der Anmeldung.