Nach der Anmeldung: Steuernummer, USt-IdNr. und die Wochen dazwischen

Was nach dem Fragebogen passiert

Mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist deine Anmeldung beim Finanzamt erledigt. Danach ist das Amt am Zug: Es legt dich als Unternehmer an, vergibt eine Steuernummer für deine selbstständige Tätigkeit und meldet deine Daten an das BZSt, wenn du eine USt-IdNr. beantragt hast. Bei einem Gewerbe hat außerdem die Gemeinde deine Gewerbeanzeige an Finanzamt, Industrie- und Handelskammer (IHK) und Berufsgenossenschaft weitergegeben.

In den folgenden Wochen kommt deshalb Post von mehreren Stellen. Die Reihenfolge ist nicht festgelegt, die Tabelle zeigt, was typischerweise eintrifft.

Steuerbescheide stellt das Finanzamt ab 01.01.2027 grundsätzlich elektronisch in dein ELSTER-Postfach, wenn du ein ELSTER-Konto hast. Sie gelten am vierten Tag nach der Bereitstellung als bekanntgegeben, auch wenn du nicht hineinschaust. Schau deshalb regelmäßig in dein ELSTER-Postfach.

Wie lange Steuernummer und USt-IdNr. dauern

Die Steuernummer

Eine gesetzliche oder amtliche Bearbeitungszeit für die Vergabe der Steuernummer gibt es nicht. Erfahrungsgemäß vergehen einige Wochen, je nach Finanzamt und Jahreszeit mehr oder weniger. Dauert es ungewöhnlich lange, frag nach:

1. Halte das Datum bereit, an dem du den Fragebogen übermittelt hast, und das ELSTER-Übermittlungsprotokoll.
2. Schreib über „Nachricht an das Finanzamt“ in Mein ELSTER oder ruf dein Finanzamt an.
3. Nenne einen konkreten Anlass, etwa einen abgeschlossenen Auftrag, der abgerechnet werden soll.

Einen Anspruch auf schnellere Bearbeitung gibt es nicht, eine Nachfrage schadet aber nicht.

Hast du schon eine Steuernummer aus einer früheren Einkommensteuererklärung, kann das Finanzamt sie weiterführen oder dir für die Selbstständigkeit eine neue geben; das handhaben die Ämter unterschiedlich. Auf die Rechnung gehört die Nummer, die dir das Finanzamt nach dem Fragebogen für die unternehmerische Tätigkeit mitteilt.

Die USt-IdNr.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr., „DE“ und neun Ziffern) vergibt nicht das Finanzamt, sondern das BZSt. Hast du sie im Fragebogen angekreuzt, leitet das Finanzamt den Antrag erst weiter, wenn es dich umsatzsteuerlich erfasst hat. Nach Angabe des BZSt können bis dahin einige Wochen vergehen. Die Nummer kommt danach ausschließlich per Post. Rechne also nicht damit, sie vor der umsatzsteuerlichen Erfassung zu bekommen.

Die USt-IdNr. nachbeantragen

Hast du das Kreuz im Fragebogen vergessen oder brauchst du die Nummer erst später, beantragst du sie direkt beim BZSt:

1. Warte, bis du die Steuernummer hast. Ohne umsatzsteuerliche Erfassung beim Finanzamt vergibt das BZSt keine Nummer.
2. Nutze das Formular für das Internet-Vergabeverfahren auf bzst.de oder schreib an das BZSt in Saarlouis.
3. Gib Name, Anschrift, zuständiges Finanzamt und Steuernummer an, genau so, wie sie im Schreiben des Finanzamts stehen. Das BZSt gleicht deine Angaben mit den Daten des Finanzamts ab.
4. Die Nummer kommt per Post.

Du brauchst die USt-IdNr., wenn du für Unternehmen in anderen EU-Staaten arbeitest. Auch beim Einkauf bei ausländischen Anbietern weist du dich damit als Unternehmer aus. Wie du deine Abos danach umstellst, steht im Artikel KI-Abos als Unternehmer. Hast du die USt-IdNr., kannst du sie statt der Steuernummer auf deine Rechnungen schreiben. Dann gibst du die Steuernummer, unter der das Finanzamt deine Steuerangelegenheiten führt, nicht an jeden Kunden weiter.

Was du in der Wartezeit tun darfst

Die Steuernummer ist keine Erlaubnis zum Arbeiten. Sie ist ein Ordnungsmerkmal für das Finanzamt und eine Pflichtangabe auf der Rechnung, mehr nicht. In der Wartezeit darfst du:

• arbeiten, also Aufträge annehmen und ausführen,
• Angebote schreiben und verschicken; ein Angebot braucht keine Steuernummer,
• Verträge schließen mit deinem Namen und deiner Anschrift als Vertragspartner,
• Zahlungen annehmen, auch Anzahlungen, wenn der Kunde ohne Rechnung zahlen will,
• Belege sammeln für Ausgaben, die schon vor der Steuernummer anfallen; sie zählen als Betriebsausgaben.

Was ein Angebot enthalten sollte, steht im Artikel Angebot und Vertrag. Notiere in der Wartezeit von Anfang an, wann du was für welchen Kunden gemacht hast. Dann ist die Rechnung schnell geschrieben, sobald die Nummer da ist.

Vor der Steuernummer abrechnen

Eine Rechnung über mehr als 250 Euro brutto muss deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG). Das gilt auch für die vereinfachte Rechnung von Kleinunternehmern, unabhängig vom Betrag (§ 34a UStDV); nur die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro kommt ohne Nummer aus. Fehlt die Nummer, ist die Rechnung unvollständig. Ein Kunde mit Vorsteuerabzug kann daraus keine Vorsteuer ziehen, solange die Rechnung nicht vollständig ist, und viele Buchhaltungen weisen sie deshalb zurück. Alle übrigen Pflichtangaben erklärt der Artikel Die erste Rechnung schreiben.

Die elfstellige Steuer-Identifikationsnummer, die du als Privatperson hast, ist kein Ersatz. Das Gesetz lässt nur die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom BZSt erteilte USt-IdNr. zu.

Du hast vier Wege, je nach Kunde und Betrag:

Weg 1 und 2: warten und Bescheid geben

Eine kurze Nachricht an den Kunden genügt. Zahlt er schon vorher, verbuchst du den Eingang, wenn das Geld da ist. Die Rechnung stellst du aus, sobald die Nummer vorliegt, und vermerkst darauf, dass der Betrag bereits bezahlt ist.

Das Rechnungsdatum ist immer der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst. Rückdatieren ist nicht zulässig. Wann du geleistet hast, steht gesondert als Leistungsdatum oder Leistungszeitraum auf der Rechnung.

Weg 3: ohne Nummer abrechnen und berichtigen

Eine Rechnung, der eine Pflichtangabe fehlt, darfst du später ergänzen (§ 31 Abs. 5 UStDV). So gehst du vor:

1. Stell die Rechnung mit allen übrigen Pflichtangaben aus. An die Stelle der Steuernummer schreibst du „Steuernummer beantragt, wird nachgereicht“.
2. Vergib die Rechnungsnummer wie bei jeder anderen Rechnung.
3. Führe eine Liste der Rechnungen, die ohne Nummer verschickt wurden.
4. Sobald die Steuernummer da ist, schickst du je Rechnung ein Berichtigungsdokument. Es muss eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweisen und dieselben formalen Anforderungen erfüllen wie eine Rechnung.
5. Lege Rechnung und Berichtigung zusammen ab.

Musst du für eine Rechnung die E-Rechnung verwenden, kommt auch die Berichtigung als E-Rechnung. Ab wann das für dich gilt, erklärt der Artikel zur E-Rechnung.

Welcher Weg für welchen Kunden

• Kunde mit Vorsteuerabzug (Agentur, Softwarehaus, Handwerksbetrieb): Weg 1 oder 2. Eine Rechnung ohne Nummer blockiert seinen Vorsteuerabzug.
• Kunde ohne Vorsteuerabzug (Privatperson, viele Arztpraxen und Vereine): Weg 1, 2 oder 3. Die fehlende Nummer kostet ihn wirtschaftlich nichts, unvollständig ist die Rechnung trotzdem, berichtige sie deshalb.
• Kleiner Auftrag bis 250 Euro brutto, etwa eine Stunde Support: Weg 4.

Für deine eigene Umsatzsteuer ändert die fehlende Nummer nichts. Die Steuer entsteht nach der Leistung oder, bei Ist-Versteuerung, mit der Zahlung, unabhängig davon, ob die Rechnung schon eine Steuernummer trägt.

Der Vorauszahlungsbescheid

Aus deiner Gewinnschätzung im Fragebogen setzt das Finanzamt gegebenenfalls Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer fest (§ 37 EStG). Sie sind vierteljährlich fällig, am 10.03., 10.06., 10.09. und 10.12. Das Finanzamt setzt sie nur fest, wenn sie mindestens 400 Euro im Jahr und mindestens 100 Euro je Termin betragen (§ 37 Abs. 5 EStG). Bei einem Gewerbe kann die Gemeinde zusätzlich Gewerbesteuer-Vorauszahlungen festsetzen, fällig am 15.02., 15.05., 15.08. und 15.11., und nur, wenn sie mindestens 50 Euro je Termin betragen (§ 19 GewStG).

So prüfst du den Bescheid

1. Vergleiche den Gewinn, von dem das Finanzamt ausgeht, mit deiner aktuellen Erwartung.
2. Prüfe die Termine. Liegt ein Termin schon vor dem Datum des Bescheids, steht im Bescheid, bis wann du diesen Betrag zahlst.
3. Überweise pünktlich. Bei verspäteter Zahlung fällt ein Säumniszuschlag von 1 % des auf 50 Euro abgerundeten Rückstands je angefangenem Monat an (§ 240 AO).

Anpassung beantragen

Ein Vorauszahlungsbescheid steht kraft Gesetzes unter dem Vorbehalt der Nachprüfung (§ 164 Abs. 1 Satz 2 AO). Du kannst seine Änderung deshalb jederzeit beantragen (§ 164 Abs. 2 Satz 2 AO), nicht nur innerhalb der Einspruchsfrist von einem Monat.

• Herabsetzung: Läuft es schlechter als geschätzt, beantragst du niedrigere Vorauszahlungen. Begründe den Antrag mit Zahlen, etwa deinem bisherigen Gewinn laut Einnahmen-Überschuss-Rechnung und einer Prognose für den Rest des Jahres.
• Erhöhung: Läuft es besser, kannst du höhere Vorauszahlungen beantragen. So vermeidest du eine hohe Nachzahlung mit der ersten Steuererklärung, zu der dann oft schon die Vorauszahlungen für das Folgejahr kommen.

Den Antrag stellst du formlos, am einfachsten über „Nachricht an das Finanzamt“ in Mein ELSTER. Die Gewerbesteuer-Vorauszahlungen passt die Gemeinde an. Das Finanzamt kann dafür einen voraussichtlichen Steuermessbetrag festsetzen, an den die Gemeinde gebunden ist (§ 19 Abs. 3 GewStG). Bitte deshalb im Antrag an das Finanzamt darum, auch den Messbetrag für die Vorauszahlungen anzupassen.

Wie viel du unabhängig von den Vorauszahlungen zurücklegen solltest, steht im Artikel Rücklagen bilden. Arbeitest du nebenberuflich, erklärt der Artikel Steuern und Sozialversicherung nebenbei, wie dein Zuverdienst mit dem Gehalt zusammen besteuert wird.

Die IHK-Mitgliedschaft

Hast du ein Gewerbe angemeldet, bist du kraft Gesetzes Mitglied der IHK, als Freiberufler nicht. Der Beitrag hängt am Gewerbeertrag, und am Anfang bist du meist beitragsfrei; welche Grenzen und Gründerbefreiungen gelten, steht in Freiberufler oder Gewerbe. Prüfe den ersten Beitragsbescheid darauf, ob diese Befreiungen berücksichtigt sind.