Betriebsausgaben eines KI-Entwicklers: was du absetzen kannst und wie

Was als Betriebsausgabe zählt

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Im Alltag prüfst du zwei Dinge: Dient die Ausgabe deiner Selbstständigkeit, und kannst du sie mit einem Beleg nachweisen? Ist beides erfüllt, mindert sie deinen Gewinn. Zeitlich zählt in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) der Tag, an dem das Geld abfließt (§ 11 Abs. 2 EStG). Wie Zufluss, Abfluss und die Zehn-Tage-Regel zum Jahreswechsel funktionieren, steht in Buchhaltung einrichten.

Die Übersicht für die typischen Ausgaben:

KI-Abos und API-Kosten

Werkzeuge, die du für Kundenprojekte, eigene Produkte oder deine Verwaltung nutzt, setzt du sofort ab. Vier Punkte sind dabei zu beachten.

1. Prepaid-Guthaben zählt bei Zahlung. Kaufst du API-Guthaben im Voraus, ist die Ausgabe mit der Zahlung abgeflossen. Wann du die Tokens verbrauchst, spielt für die Einkommensteuer keine Rolle.
2. Jahresabos zählen im Zahlungsjahr. Ein im Dezember bezahltes Jahresabo setzt du komplett im alten Jahr ab. Verteilen musst du in der EÜR erst Vorauszahlungen für mehr als fünf Jahre (§ 11 Abs. 2 Satz 3 EStG).
3. Kleinunternehmer setzen den Bruttobetrag an. Rechnet der Anbieter aus dem Ausland ab und schuldest du die Umsatzsteuer per Reverse Charge selbst, ist die gezahlte Steuer bei dir ebenfalls Betriebsausgabe. Regelbesteuerte ziehen sie als Vorsteuer wieder ab und setzen nur den Nettobetrag an. Wie du deine Abos dafür auf das Unternehmen umstellst, steht in KI-Abos als Unternehmer, das Prinzip in Reverse Charge verständlich.
4. Weiterberechnete Kosten bleiben deine Ausgabe. Stellst du Token-Kosten dem Kunden in Rechnung, ist dein Einkauf Betriebsausgabe und die Weiterberechnung Betriebseinnahme. Wie du das im Angebot regelst, steht in KI-Kosten an Kunden weitergeben.

Eine gekaufte, zeitlich unbegrenzte Softwarelizenz behandelst du wie Hardware. Ein Abo dagegen ist laufender Aufwand, weil du nur ein befristetes Nutzungsrecht bezahlst.

Hardware: Computer im Kaufjahr abschreiben

Für Computerhardware sowie Betriebs- und Anwendersoftware lässt die Finanzverwaltung eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu (BMF-Schreiben vom 26.02.2021, neu gefasst am 22.02.2022, BStBl I 2022, 187). Erfasst sind Desktop-Rechner, Notebooks, Tablets und Workstations, auch wenn sie eine leistungsstarke Grafikkarte für lokale Modelle haben, außerdem Docking-Stationen, externe Speicher und Peripherie wie Monitore, Drucker, Tastaturen, Mäuse, Headsets und Webcams.

So gehst du beim Kauf vor:

1. Rechnung auf deinen Namen oder dein Unternehmen ausstellen lassen, mit Datum und Nettobetrag.
2. Einordnen: Computer, Peripherie oder Software fallen unter die Ein-Jahres-Regel, unabhängig vom Preis. Für alles andere gelten die Grenzen in der Tabelle unten.
3. Ins Anlageverzeichnis eintragen. Formal ist die Ein-Jahres-Regel keine Sofortabschreibung, sondern eine Abschreibung über ein Jahr. Das Gerät gehört deshalb ins Anlageverzeichnis und mit der EÜR in die Anlage AVEÜR, auch wenn es zum Jahresende mit 0 Euro dasteht. Dort bleibt es, bis du es verkaufst, privat übernimmst oder entsorgst.
4. Voll im Kaufjahr abschreiben. Die Finanzverwaltung beanstandet das auch bei einem Kauf im Dezember nicht.

Die Regel ist ein Angebot, keine Pflicht. Du darfst eine längere Nutzungsdauer wählen, etwa wenn dein Gewinn im Kaufjahr niedrig ist und in den Folgejahren steigt. Websites fallen nach verbreiteter Auffassung nicht unter die Regel, und eine gekaufte Domain gilt als nicht abnutzbar (BFH, Urteil vom 19.10.2006, III R 6/05), wird also gar nicht planmäßig abgeschrieben. Für einzeln gekaufte Komponenten wie eine Grafikkarte zum Nachrüsten ist die Einordnung nicht ausdrücklich geregelt; bei größeren Beträgen lässt du das prüfen.

Andere Anschaffungen nach Preis

Für alles, was nicht unter die Ein-Jahres-Regel fällt, etwa Bürostuhl, Schreibtisch, Regal oder Lampe, gilt der Nettopreis:

Ob die 800-Euro-Grenze überschritten ist, prüfst du nach dem Wortlaut von § 6 Abs. 2 EStG am Betrag ohne die enthaltene Umsatzsteuer, auch als Kleinunternehmer. Abgesetzt werden bei Kleinunternehmern dann die Bruttokosten, weil nicht abziehbare Vorsteuer zu den Anschaffungskosten gehört (§ 9b Abs. 1 EStG).

Was die Abschreibung wirklich bringt

Eine Betriebsausgabe senkt deinen Gewinn, deine Steuer sinkt nur um deinen Grenzsteuersatz. Für 3.000 Euro Abschreibung nach dem Tarif 2026 (ledig, ohne Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, gerundet):

Bist du angestellt und nebenberuflich selbstständig, zählt das Gehalt mit; dein Grenzsteuersatz ist dann oft schon hoch. Mehr dazu in Steuern und Sozialversicherung nebenbei. Planst du eine größere Anschaffung in einem späteren Jahr, kannst du unter Voraussetzungen schon vorher bis zu 50 % der voraussichtlichen Kosten als Investitionsabzugsbetrag abziehen (§ 7g EStG); bei Computern bringt das neben der Ein-Jahres-Regel vor allem bei stark schwankendem Gewinn etwas.

Arbeitsplatz zu Hause

Für den Arbeitsplatz in der Wohnung gibt es zwei Wege, die sich für denselben Zeitraum ausschließen:

• Tagespauschale: 6 Euro für jeden Tag, an dem du überwiegend zu Hause arbeitest und keine erste Tätigkeitsstätte außerhalb aufsuchst, höchstens 1.260 Euro im Jahr (210 Tage). Hast du dauerhaft keinen anderen Arbeitsplatz, zählt der Tag auch, wenn du zusätzlich auswärts arbeitest. Ein eigenes Zimmer brauchst du nicht; führe eine Liste der Tage.
• Häusliches Arbeitszimmer: nur absetzbar, wenn es der Mittelpunkt deiner gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit ist. Dann setzt du die tatsächlichen anteiligen Kosten oder eine Jahrespauschale von 1.260 Euro an.

Arbeitest du nebenberuflich und tagsüber im Büro deines Arbeitgebers, liegt der Mittelpunkt meist dort, und das Arbeitszimmer scheidet aus. Ein Tag, an dem du ins Büro des Arbeitgebers fährst, zählt auch für die Tagespauschale nicht. Die Tagespauschale gibt es je Tag nur einmal für Anstellung und Selbstständigkeit zusammen; wie du sie zwischen beiden aufteilst, klärst du mit einer Steuerberatung. Mietest du einen Platz in einem Coworking-Space, ist die Miete eine gewöhnliche Betriebsausgabe.

Weiterbildung

Kurse, Fachbücher, Online-Schulungen und Konferenzen setzt du ab, wenn sie mit deiner Tätigkeit zusammenhängen: ein Kurs zu Agenten-Workflows, ein Buch über Softwarearchitektur, eine Entwicklerkonferenz. Fahrt, Übernachtung und Verpflegung zur Konferenz sind Reisekosten. Weiterbildung ohne Bezug zur Tätigkeit, etwa ein Sprachkurs für den Urlaub, bleibt privat.

Fahrtkosten

Fahrten zu Kunden, Workshops und Konferenzen sind betrieblich veranlasst. Bahn- und Flugtickets setzt du mit dem Rechnungsbetrag an. Mit einem privaten Auto, das nicht zum Betriebsvermögen gehört, setzt du ohne Einzelnachweis der Kosten pauschal 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer an. Bei Reisen kommen Übernachtung und Verpflegungspauschalen dazu (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 in Verbindung mit § 9 Abs. 4a EStG): 14 Euro für einen Tag ohne Übernachtung mit mehr als acht Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetag, 28 Euro für jeden Tag mit 24 Stunden Abwesenheit. Halte zu jeder Fahrt Datum, Ziel, Anlass und Kilometer fest.

Hast du ein eigenes Büro außerhalb der Wohnung, sind die Fahrten dorthin Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte; sie zählen nur in Höhe der Entfernungspauschale (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG). Für ein Auto, das zum Betriebsvermögen gehört, gelten eigene Regeln (Fahrtenbuch oder Pauschale für die Privatnutzung); dafür lohnt eine Beratung.

Bewirtung und Geschenke

Ein Geschäftsessen mit einem Kunden oder Interessenten ist zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar, die Vorsteuer bei Regelbesteuerung voll. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte fügst du deren Rechnung bei und notierst Anlass und Teilnehmer; sonst hältst du Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Betrag schriftlich fest. Geschenke an Geschäftspartner sind bis 50 Euro je Empfänger und Jahr abziehbar, wenn du aufzeichnest, wer was bekommen hat.

Privat mitgenutzte Dinge aufteilen

Notebook, Smartphone, Internetanschluss oder KI-Abo nutzt du oft auch privat. Dann gilt: Kosten, die teils betrieblich und teils privat veranlasst sind, werden nach dem Anteil der Nutzung aufgeteilt (BFH, Großer Senat, Beschluss vom 21.09.2009, GrS 1/06). Eine Pauschalquote der Finanzverwaltung für Selbstständige gibt es für diese Dinge nach heutigem Stand nicht. So gehst du vor:

1. Nutzung schätzen auf einer nachvollziehbaren Grundlage, etwa einer Stichprobe aus zwei typischen Arbeitswochen.
2. Anteil festhalten in einer kurzen Notiz mit Zeitraum, Grundlage und Ergebnis, abgelegt bei den Belegen. Beispiel: „Notebook überwiegend für Kundenprojekte, privat gelegentlich abends; geschätzt 80 % betrieblich.“
3. Nur den betrieblichen Anteil ansetzen, bei Abschreibungen ebenso wie bei laufenden Kosten. Regelbesteuerte ziehen auch die Vorsteuer nur anteilig.
4. Jährlich prüfen und den Anteil anpassen, wenn sich die Nutzung deutlich ändert.

Wie du die Schätzung beim KI-Abo konkret machst und wann sich zwei getrennte Konten lohnen, steht in KI-Abos als Unternehmer. Am einfachsten ist die Trennung: ein Arbeitsgerät und ein privates Gerät, ein Arbeitskonto und ein privates Konto. Dann musst du nichts schätzen.

Was nicht abziehbar ist

• Der private Anteil gemischt genutzter Geräte, Abos und Verträge.
• Deine eigene Arbeitszeit. Sie ist kein Aufwand, sondern wird über den Gewinn bezahlt.
• Die Gewerbesteuer (§ 4 Abs. 5b EStG). Sie wird stattdessen weitgehend auf die Einkommensteuer angerechnet.
• Einkommensteuer, Kranken- und Rentenversicherung. Die Einkommensteuer ist nicht abziehbar (§ 12 Nr. 3 EStG). Beiträge zur eigenen Kranken- und Rentenversicherung sind keine Betriebsausgaben, sondern Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung (§ 10 Abs. 1 EStG).
• Private Kleidung, auch wenn du sie nur im Kundentermin trägst.
• Geldbußen und Strafen.

Belege, die das Finanzamt akzeptiert

Für jede Betriebsausgabe brauchst du eine Rechnung, aus der Anbieter, Leistung, Datum und Betrag hervorgehen. Kreditkartenabrechnung und Kontoauszug belegen nur die Zahlung. Achte auf drei Punkte:

• Rechnungen der KI-Anbieter herunterladen. Hole sie einmal im Monat im Abrechnungsbereich jedes Anbieters ab, statt dich auf Links in E-Mails zu verlassen.
• Abos im Browser abschließen. Bei einem Kauf im App Store von Apple ist Apple der Verkäufer, nicht der KI-Anbieter.
• Eigenbeleg nur als Ausnahme, wenn ein Fremdbeleg nicht zu bekommen ist. Er erlaubt keinen Vorsteuerabzug und ersetzt bei einer Bewirtung in der Gaststätte nicht deren Rechnung.

Wie du die Belege ablegst und wie lange du sie aufbewahrst, steht in Buchhaltung einrichten.