Die erste Steuererklärung: EÜR, Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuer Schritt für Schritt

Welche Erklärungen du abgibst

Welche Formulare du brauchst, hängt von zwei Entscheidungen ab, die beim Start gefallen sind: ob das Finanzamt dich als Freiberufler oder als Gewerbetreibenden führt (Freiberufler oder Gewerbe) und ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt (Kleinunternehmer ja oder nein).

Wer Gewinneinkünfte hat, muss die Einkommensteuererklärung elektronisch übermitteln (§ 25 Abs. 4 EStG), die Anlage EÜR ebenfalls (§ 60 Abs. 4 EStDV). Papier ist damit keine Option. Du brauchst ein Konto bei „Mein ELSTER“ oder eine Steuer- beziehungsweise Buchhaltungssoftware, die über die ELSTER-Schnittstelle sendet.

Ob Anlage S oder G, steht nicht in deinem Ermessen: Du erklärst deine Einkünfte so, wie das Finanzamt dich nach deinen Angaben bei der Anmeldung erfasst hat. Endgültig entscheidet es über die Einkunftsart erst mit dem Bescheid.

Wann du überhaupt abgeben musst

• Ohne Gehalt: Pflicht, sobald der Gesamtbetrag deiner Einkünfte den Grundfreibetrag übersteigt, 2026 also 12.348 Euro (§ 56 EStDV).
• Mit Gehalt: Pflicht, sobald deine Nebeneinkünfte mehr als 410 Euro im Jahr betragen (§ 46 Abs. 2 Nr. 1 EStG). Gemeint ist der Gewinn, nicht der Umsatz.
• Auf Aufforderung: Fordert das Finanzamt die Erklärung an, gibst du sie ab, auch wenn keine der Grenzen erreicht ist (§ 149 Abs. 1 Satz 2 AO). Nach der Anmeldung einer Selbstständigkeit ist das üblich.

Fristen und Zuschläge

Die Fristen gelten für Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuererklärung gleichermaßen (§ 149 Abs. 2 und Abs. 3 Nr. 1, 3 und 4 AO). Fällt das Ende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO). Auch bei Beratung kann das Finanzamt eine Erklärung früher anfordern (§ 149 Abs. 4 AO).

So gehst du vor

1. Das Jahr abschließen. Alle Zahlungseingänge und Ausgaben des Kalenderjahres sind erfasst und mit Belegen versehen. Wie du das laufend erledigst, damit am Jahresende nur noch Summen fehlen, steht in Buchhaltung einrichten.
2. Die Anlage EÜR ausfüllen. Sie ermittelt den Gewinn, der in alle anderen Erklärungen einfließt.
3. Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung erstellen, falls du sie abgeben musst. Sie fasst die Voranmeldungen des Jahres zusammen.
4. Die Gewerbesteuererklärung erstellen, falls du gewerblich bist und der Gewerbeertrag 24.500 Euro übersteigt, ein Verlustvortrag festgestellt ist oder das Finanzamt sie anfordert.
5. Die Einkommensteuererklärung vervollständigen: Hauptvordruck, Anlage S oder G mit dem Gewinn aus der EÜR, Anlage Vorsorgeaufwand, gegebenenfalls Anlage N.
6. Alles zusammen übermitteln und die Belege aufbewahren. Belege schickst du nicht mit; das Finanzamt fordert sie bei Bedarf an.

Die Anlage EÜR in groben Blöcken

Die Zeilennummern der Anlage EÜR ändern sich von Jahr zu Jahr. Orientiere dich deshalb an den Abschnitten und Bezeichnungen des aktuellen Vordrucks, nicht an Zeilennummern aus älteren Anleitungen. Eine Buchhaltungssoftware erzeugt die Anlage aus deinen Buchungen; in „Mein ELSTER“ überträgst du die Summen von Hand.

Welche Kosten du absetzen kannst und wie Rechner und Software abgeschrieben werden, steht in Betriebsausgaben eines KI-Entwicklers. Für die erste Erklärung entscheidend ist, wie die Umsatzsteuer in der EÜR behandelt wird. Das unterscheidet sich je nach Status:

• Als Kleinunternehmer trägst du deine Umsätze in das Feld für Kleinunternehmer ein. Ausgaben setzt du brutto an, also einschließlich der Umsatzsteuer, die du nicht als Vorsteuer abziehen darfst. Reverse-Charge-Steuer, die du auf ausländische KI-Abos an das Finanzamt gezahlt hast, ist zusätzlich eine Betriebsausgabe im Jahr der Zahlung. Wird sie vergessen, fehlt eine abziehbare Ausgabe.
• Als Regelbesteuerter trennst du Nettobeträge und Umsatzsteuer: Die vereinnahmte Umsatzsteuer und Erstattungen des Finanzamts sind Einnahmen, die gezahlte Vorsteuer und die an das Finanzamt überwiesene Umsatzsteuer sind Ausgaben. Über das Jahr gleicht sich das aus, der Gewinn entspricht der Differenz der Nettobeträge.

Häufiger Fehler bei Regelbesteuerten: Ausgaben brutto eintragen und die Vorsteuer zusätzlich. Dann ist die Vorsteuer doppelt abgezogen.

Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Die Jahreserklärung fasst alle Umsätze und Vorsteuerbeträge des Kalenderjahres zusammen. Sie ersetzt die Voranmeldungen nicht, sondern gleicht sie ab: Ergibt sich eine höhere Steuer als die Summe der Vorauszahlungen, zahlst du die Differenz nach; ist sie niedriger, erstattet das Finanzamt. Die Nachzahlung ist einen Monat nach Übermittlung der Erklärung fällig (§ 18 Abs. 4 UStG). Wie die Voranmeldungen im laufenden Jahr funktionieren, erklärt Die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Kleinunternehmer geben seit dem Besteuerungszeitraum 2024 grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr ab (§ 19 Abs. 1 Satz 4 UStG). Ausnahmen: Du schuldest Steuer nach § 13b UStG, typischerweise Reverse-Charge-Steuer auf KI-Abos aus dem Ausland, oder das Finanzamt fordert dich auf (§ 18 Abs. 4a UStG). Im ersten Fall erklärst du nur diese Steuer. Warum sie anfällt, steht in Reverse Charge verständlich.

Die Gewerbesteuer

Gewerbesteuer betrifft nur Gewerbetreibende. Freiberufler zahlen keine und geben keine Gewerbesteuererklärung ab.

Für Einzelunternehmer ist die Rechnung überschaubar. Der Gewerbeertrag entspricht bei Solo-Entwicklern ohne Kredite, Geschäftsraummieten oder Beteiligungen meist dem Gewinn.

1. Gewerbeertrag auf volle 100 Euro abrunden und den Freibetrag von 24.500 Euro abziehen (§ 11 Abs. 1 GewStG).
2. Den Rest mit der Steuermesszahl 3,5 % multiplizieren. Das Ergebnis ist der Messbetrag.
3. Den Messbetrag mit dem Hebesatz deiner Gemeinde multiplizieren (für 2026 mindestens 200 %, ab dem Erhebungszeitraum 2027 mindestens 280 %, § 16 Abs. 4 GewStG). Das ist die Gewerbesteuer.
4. Die Einkommensteuer sinkt um das 4,0-Fache des Messbetrags, höchstens um die tatsächlich zu zahlende Gewerbesteuer und um die Einkommensteuer, die auf die gewerblichen Einkünfte entfällt (§ 35 EStG).

Den Hebesatz deiner Gemeinde findest du auf deren Website. Das Finanzamt setzt den Messbetrag fest, die Gemeinde auf dieser Grundlage die Gewerbesteuer; bezahlt wird an die Gemeinde. Die Gewerbesteuer ist keine Betriebsausgabe und mindert den Gewinn nicht (§ 4 Abs. 5b EStG). Was in einem Jahr nicht angerechnet werden kann, verfällt; ein Vortrag in andere Jahre ist nicht vorgesehen (BFH, Urteil vom 23.04.2008, X R 32/06).

Angestellt mit Nebeneinkünften

Bist du angestellt und nebenberuflich selbstständig, ist die Erklärung mit mehr als 410 Euro Gewinn Pflicht (Pflichtveranlagung nach § 46 Abs. 2 Nr. 1 EStG). Du gibst dieselben Anlagen ab wie Hauptberufliche und zusätzlich die Anlage N für das Gehalt. Die Anlage N ersetzt die Anlage EÜR nicht.

Das Finanzamt rechnet Gehalt und Gewinn zusammen, wendet den Tarif auf die Summe an und zieht die bereits einbehaltene Lohnsteuer ab. Weil der Gewinn oben auf das Gehalt kommt, wird er mit deinem persönlichen Grenzsteuersatz besteuert. Eine Nachzahlung ist deshalb häufig, auch wenn die Lohnsteuer bisher genau gepasst hat. Was von einem Zuverdienst nach Steuern bleibt und wie der Härteausgleich bis 820 Euro wirkt, steht in Steuern und Sozialversicherung nebenbei.

Arbeitest du im Homeoffice teils für den Arbeitgeber und teils für eigene Kunden, gilt die Tagespauschale von 6 Euro für alle Tätigkeiten zusammen, höchstens 1.260 Euro im Jahr (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG). Einen Tag setzt du deshalb nicht in der Anlage N und in der Anlage EÜR zugleich an.

Nach dem Bescheid

Bescheid prüfen

Vergleiche den Bescheid mit deiner Erklärung: Gewinn, Einkunftsart, Vorsorgeaufwendungen, angerechnete Lohnsteuer und, bei Gewerbe, die Anrechnung der Gewerbesteuer. Weicht das Finanzamt von deiner Erklärung ab, begründet es das in den Erläuterungen zum Bescheid (§ 121 AO).

Stellst du nach der Abgabe selbst fest, dass deine Erklärung falsch war und dadurch zu wenig Steuer festgesetzt werden kann, musst du das dem Finanzamt unverzüglich anzeigen und berichtigen (§ 153 Abs. 1 AO).

Vorauszahlungen anpassen

Mit dem ersten Bescheid setzt das Finanzamt in der Regel Einkommensteuer-Vorauszahlungen für das laufende Jahr fest, fällig am 10.03., 10.06., 10.09. und 10.12. (§ 37 Abs. 1 EStG). Grundlage ist der Gewinn des Bescheidjahres. Festgesetzt wird nur, wenn mindestens 400 Euro im Jahr und 100 Euro je Termin zusammenkommen. Bei Gewerbe kommen Gewerbesteuer-Vorauszahlungen der Gemeinde am 15.02., 15.05., 15.08. und 15.11. hinzu (§ 19 GewStG).

Weicht dein erwarteter Gewinn deutlich ab, beantrage beim Finanzamt eine Anpassung, mit einer kurzen Gewinnprognose als Begründung; wie der Antrag aussieht, steht in Nach der Anmeldung. Das gilt in beide Richtungen: Steigt der Gewinn stark, vermeidest du mit höheren Vorauszahlungen eine große Nachzahlung im Folgejahr. Wie du für Nachzahlung und Vorauszahlungen zugleich vorsorgst, steht in Rücklagen bilden.

Steuerberater ja oder nein

Einen Steuerberater musst du nicht haben. Einzelunternehmer dürfen Buchhaltung, Voranmeldungen und alle Jahreserklärungen selbst erstellen. Mit wenigen inländischen Kunden, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und einer Buchhaltungssoftware mit ELSTER-Anbindung ist das gut zu schaffen.

Für das erste Jahr passt oft eine Aufteilung: Du buchst laufend selbst, die Kanzlei erstellt oder prüft die erste Erklärung. Mit Beratung verlängert sich zudem die Abgabefrist bis Ende Februar des übernächsten Jahres. Verantwortlich für vollständige Angaben und Belege bleibst du trotzdem.

Steuerberater rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung oder nach einer schriftlich vereinbarten Pauschale ab; die Zeitgebühr beträgt 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde zuzüglich Umsatzsteuer (§ 13 StBVV). Hol dir vor dem Auftrag ein Angebot, aus dem hervorgeht, was enthalten ist. Die Kosten für den betrieblichen Teil sind Betriebsausgabe. Lohnsteuerhilfevereine sind keine Alternative: Sie dürfen bei Einkünften aus selbstständiger Arbeit oder Gewerbebetrieb nicht helfen (§ 4 Abs. 3 StBerG).